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TPE : comment faire un bilan fonctionnel sur Excel ?

Si vous dirigez une petite entreprise, vous aurez certainement besoin d’un bilan. Les bilans sont utilisés pour suivre les types d’actifs dont vous disposez. Ils sont également utilisés pour suivre les sources de votre argent.

Présenté sous forme de tableau, le bilan fonctionnel permet de visualiser la structure financière de l’entreprise, et notamment l’équilibre entre les emplois et les ressources. Accessible depuis un logiciel de comptabilité, ce document est généralement produit sur Excel. Alors, comment faire un bilan fonctionnel sur Excel ? Suivez le guide.

Qu’est-ce qu’un bilan fonctionnel ?

Le bilan fonctionnel est une forme restructurée du bilan comptable. Si ce dernier distingue l’actif du passif, le bilan fonctionnel fait apparaître des emplois et des ressources. Ce document est réalisé à partir des données contenues dans le bilan comptable. Il est réinterprété afin de mettre en avant la manière dont sont répartis les emplois et les ressources de l’entreprise. C’est une composante essentielle de la gestion de trésorerie en entreprise.

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La structure du bilan fonctionnel

Le bilan fonctionnel prend la forme d’un tableau à deux colonnes distinguant les emplois et les ressources. Les données du bilan comptable sont réorganisées en fonction du cycle auquel elles correspondent. Il en existe 4 :

  • Le cycle d’investissement : il se compose des actifs stables, dont les immobilisations.

  • Le cycle de financement : il comprend les ressources qui permettent de financer le cycle d’investissement, à savoir les capitaux propres et les dettes financières.

  • Le cycle d’exploitation et hors exploitation : il rassemble les transactions qui permettent à l’entreprise de fonctionner, comme les achats et les ventes.

  • Le cycle de trésorerie.

De manière simplifiée, le bilan fonctionnel peut se présenter comme suit :

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Il existe certaines règles à respecter pour compléter ce tableau. En effet, les emplois figurent au bilan fonctionnel du moins liquide au plus liquide. Ainsi, plus l’emploi est inscrit bas dans le tableau et plus les fonds sont disponibles rapidement.

Quant aux ressources, elles apparaissent en fonction de leur exigibilité. A titre d’exemple, les dettes sont très vite dues alors que les capitaux propres sont souvent récupérés en dernier.

Pourquoi réaliser un bilan fonctionnel ?

L’objectif du bilan est de répondre à deux questions :

  • « Que possède l’entreprise ? »

  • « Que doit l’entreprise ? »

Le bilan répond à ces questions en enregistrant chaque actif possédé par l’entreprise et chaque passif dû par l’entreprise à un moment précis. Réaliser un bilan fonctionnel est essentiel pour une entreprise. En visualisant l’origine des flux d’argent entrants et la manière dont elle les utilise, l’entreprise procède à l’'analyse de sa santé financière. En ce sens, le bilan fonctionnel constitue un état des lieux de son patrimoine avant la répartition du résultat.

Le bilan fonctionnel permet de mettre en lumière les déséquilibres financiers de l’entreprise. Elle peut vérifier quelle est sa capacité d’autofinancement ou d’endettement, et mettre en avant le degré de rentabilité des investissements réalisés. En fonction de l’analyse effectuée, l’entreprise peut ainsi trouver des solutions pour assurer l’équilibre entre les emplois et les ressources.

Enfin, le bilan fonctionnel est une base sur laquelle peut s’appuyer l’entreprise pour calculer des indicateurs tels que :

D’autres ratios financiers peuvent être calculés à partir du bilan fonctionnel comme l’endettement net ou la couverture des emplois stables.

Comment faire un bilan fonctionnel sur Excel ?

La plupart des experts-comptables, directeurs financiers et autres professionnels des chiffres utilisent Excel pour produire ce document. Voici comment faire un bilan fonctionnel sur Excel.

Les avantages d’Excel pour réaliser un bilan fonctionnel

Multifonctions, ce logiciel est facile à utiliser. En raison de son utilité et de sa gratuité, l’outil fait partie du quotidien d’un grand nombre de petites entreprises qui s’en servent pour tenir leur comptabilité annuelle, réaliser leur bilan comptable mais aussi faire leur bilan fonctionnel.

Une fois que la structure du bilan réalisée sur le tableur, il suffit d’entrer les bons chiffres dans les bonnes catégories. Grâce aux fonctions VAN et TRI et aux formules dont dispose Excel, les calculs et certaines tâches peuvent être effectués automatiquement. Les données peuvent être importées d’un site internet ou d’un fichier texte pour intégrer rapidement le fichier. Une fois terminé, votre bilan fonctionnel peut être converti dans un autre format, en PDF par exemple, pour être consulté et partagé plus facilement.

Bon à savoir : Si vous ne savez pas comment faire un bilan fonctionnel sur Excel ou que vous ne voulez pas vous former sur le sujet, rassurez-vous : d’autres outils peuvent être utilisés. Votre logiciel de comptabilité est la meilleure alternative au tableur Excel. Pensez néanmoins que Excel permet de réaliser un bilan fonctionnel gratuitement et est parfaitement modulable en fonction de l’activité de votre entreprise.

Comment faire un bilan fonctionnel sur Excel : mode d’emploi

Les points suivants vous aideront à créer un bilan efficace dans Excel :

  1. Rassemblez les données des registres existants afin d’obtenir une image claire de la situation financière de votre organisation.

  2. Créez un compte pour chaque actif que vous détenez.

  3. Assurez-vous de créer un compte pour chaque passif ou obligation de votre entreprise. En général, il s’agit des comptes créditeurs, des comptes débiteurs, des prêts bancaires, des obligations à payer et des dépenses impayées.

  4. Dressez la liste de tous les capitaux propres, qui comprennent les capitaux propres et les bénéfices non répartis. Toute augmentation de la valeur de votre entreprise due à vos efforts personnels doit également être mentionnée dans la section des capitaux propres.

  5. La formule suivante peut être utilisée pour calculer la valeur nette (VAN)d’une entreprise :

VAN = – C + R année 1 * (1 + i)-1 + R année 2 * (1 + i)-2 + … + R année n * (1 + i)-n + V *(1 + i)-n

  • C = Capital investi,

  • i = taux d’actualisation,

  • R = Recettes nettes d’exploitation prévues

  • V = Valeur résiduelle de l’investissement

L’investissement est rentable lorsque la valeur actualisée des recettes prévues est supérieure au montant des capitaux investis, donc lorsque la valeur actuelle nette est positive. Si la valeur actuelle nette est négative, cela signifie que l’investissement ou le projet n’est pas suffisamment rentable.

Pour faire un bilan fonctionnel, il faut retirer certains éléments du bilan comptable.  C’est ce qu’on appelle le retraitement des postes du bilan comptable. Pour savoir comment faire un bilan fonctionnel sur Excel, il faut donc s’intéresser à ces aménagements et reclassements pour chaque cycle.

Aménagements et reclassements du cycle d’investissement

Vous devez :

  • Ajouter la valeur brute des immobilisations de l’actif du bilan comptable aux emplois stables. Seuls les amortissements et les dépréciations ne sont pas concernés par cette correction.

  • Intégrer aux emplois stables la valeur des immobilisations qui ont été obtenues par le biais d’un crédit-bail.

  • Ajouter à l’actif circulant hors exploitation les intérêts courus non échus sur prêts et les retirer des immobilisations financières.

Aménagements et reclassements du cycle de financement

Il faut ensuite procéder à plusieurs ajouts :

  • Les provisions pour risques justifiées et les immobilisations obtenues grâce à un crédit-bail aux capitaux propres.

  • Les provisions injustifiées aux dettes d’exploitation ou hors exploitation.

  • Les découverts bancaires et les intérêts courus non échus sur prêts à la trésorerie passive.

Aménagements et reclassements des cycles d’exploitation et du cycle de trésorerie

Dans le cycle d’exploitation, vous devez simplement retirer des capitaux propres les dividendes et autres créances pour les ajouter au passif hors exploitation.

Dans le cycle de trésorerie, il faut :

  • Ajouter à la trésorerie passive les effets escomptés non échus.

  • Ajouter à la trésorerie active les valeurs mobilières de placement cédées.

Modèle de bilan fonctionnel sur Excel

Libeo vous propose un modèle de bilan fonctionnel sur Excel à télécharger gratuitement. Ce dernier est conforme et préformé pour vous permettre d’établir facilement vos documents comptables.

Grâce à ce modèle de bilan fonctionnel au format Excel, vous pouvez plus facilement suivre et traiter les informations concernant votre entreprise.

Bien qu’Excel soit un outil puissant, il est plutôt destiné aux TPE et aux PME. Si vous ne savez pas comment faire un bilan fonctionnel sur Excel ou que vous n’êtes pas sûr d’y parvenir, faites appel aux services d’un expert comptable. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier en étant assuré de la qualité de vos documents comptables finaux.