obligation facture électronique

Obligation facture électronique : contrainte ou opportunité ?

La facturation électronique est déjà obligatoire depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises qui fournissent la sphère publique. Elle le sera au plus tard le 1er janvier 2025 pour toutes les entreprises du secteur B2B.

Quelles sont les règles qui régissent l’utilisation des factures numériques ? Et si l’obligation des factures électroniques était en réalité une véritable opportunité pour votre entreprise ? Libeo vous explique.

FACTURE ÉLECTRONIQUE, UNE OBLIGATION LÉGALE DÈS 2025

Alors que la mise en place de factures dématérialisées s’est achevée au 1er janvier 2020 pour les entreprises dans le cadre des marchés publics, le témoin est donné aux entreprises B2B. En effet, l’article 56 de la loi de finances pour 2020 prévoit une obligation de facture électronique généralisée à toutes les entreprises assujetties à la TVA. L’objectif pour le gouvernement est ainsi de limiter la fraude à la TVA et d’accélérer la transformation numérique des TPE et des PME.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La loi apporte des précisions quant à la validité d’une facture électronique. En effet, celle-ci doit respecter trois règles principales : elle doit être authentique, lisible et intègre. Pour cela, l’utilisation d’un logiciel de signature électronique ou la facturation via un EDI (échange de données informatisé) est indispensable.

De même, comme toute facture, la facture numérique doit comporter des mentions obligatoires telles que :

  • L’identité de l’entreprise et celle de son client ;

  • La date d’émission de la facture ;

  • Son numéro ;

  • Les montants HT, TTC du bien ou du service vendu ;

  • La TVA…

Bon à savoir : pour assurer leur parfaite intégrité, les factures électroniques doivent être conservées sur un support informatique pour une période minimale de 3 ans.

Les obligations qui incombent aux entreprises

Passer à la facturation numérique implique d’opter pour un format standard. Si les grandes entreprises se servent déjà d’un EDI pour cela, les plus petites entreprises et les entreprises de taille intermédiaire utilisent encore des factures en version papier ou PDF. Des formats hybrides comme la Factur-X devraient être la référence dès 2023 pour l’ensemble de ces entreprises.

La loi oblige également les entreprises à transmettre leurs données à l’administration fiscale. Pour faciliter cette démarche, l’État étudie deux solutions :

  • Mettre à disposition des entreprises un portail public national spécifique ;

  • Faire appel à des plateformes privées certifiées par l’État pour faire l’intermédiaire entre l’administration et les différents acteurs. C’est cette deuxième solution qui semble privilégiée aujourd’hui.

Obligation facture électronique : le calendrier à respecter

La loi prévoit un calendrier strict pour le respect de cette obligation légale :

  • À partir du 1er janvier 2024 : toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent accepter la réception de factures électroniques. Seules les grandes entreprises ont l’obligation de les émettre dès 2023 ;

  • À partir du 1er janvier 2025 : les entreprises de taille intermédiaire ont l’obligation d’émettre des factures électroniques ;

  • À partir du 1er janvier 2026 : toutes les entreprises, PME et TPE compris, doivent obligatoirement émettre des factures électroniques.

Bon à savoir : les entreprises qui exercent dans un secteur d’activité B2C, auprès de clients particuliers, ne sont pas concernées par ces dispositions.

En ce début d’année 2021, de nombreuses entreprises n’ont pas encore connaissance de l’obligation qui pèse sur elles en ce qui concerne leur facturation. Il est essentiel de s’intéresser au sujet dès à présent, d’autant plus que cette obligation est en réalité une véritable opportunité pour votre entreprise.

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OBLIGATION FACTURE ÉLECTRONIQUE : UNE BONNE NOUVELLE POUR LES ENTREPRISES

Certes, la digitalisation de vos factures nécessite une réelle transformation de vos processus internes. Néanmoins, il serait mal avisé de la voir comme une contrainte. L’obligation de passer aux factures électroniques énoncée par la loi de finances pour 2020 présente en effet de nombreux avantages pour votre entreprise.

Adopter la facturation électronique pour faire des économies

Les factures papier coûtent cher. 10 fois plus cher que les factures numériques. Ce seul argument devrait vous convaincre d’adopter rapidement un système de facturation digitalisé. Automatiser votre processus de facturation vous permettra de réduire les coûts de traitement, mais également d’améliorer la relation que vous entretenez avec vos clients.

Bon à savoir : au-delà de l’aspect financier, l’obligation de facture électronique répond également à un véritable enjeu environnemental, le but étant de passer rapidement au zéro papier pour mieux maîtriser notre empreinte carbone.

Passer à la facturation numérique pour gagner du temps

Vous le savez mieux que personne, le temps c’est de l’argent. Pourquoi le gaspiller en tâches administratives ? L’obligation de facture électronique vous permet de booster la compétitivité de votre entreprise en vous concentrant sur les missions qui génèrent des bénéfices. De même, vous aurez une meilleure gestion de votre facturation et vous pourrez réduire les risques d’impayés ou de retard de paiement. En effet, en utilisant une solution adaptée, le temps de traitement des factures peut être réduit, tout comme le risque d’erreurs de saisie.

Bon à savoir : l’obligation de facture électronique est également avantageuse pour l’État. En effet, elle a principalement été mise en place dans le but de lutter contre la fraude fiscale.

COMMENT PASSER À LA FACTURE ÉLECTRONIQUE ?

Selon le calendrier annoncé par la loi de finances pour 2020, vous avez jusqu’à 2023 pour réfléchir à la mise en place d’une solution de dématérialisation si vous êtes une grande entreprise. Bien que ce délai soit plus long pour d’autres entreprises, il ne faut pas attendre pour entamer le processus de transition numérique.

La première chose à faire est de cartographier de la manière la plus complète possible les clients et les fournisseurs de votre entreprise, ainsi que les circuits de validation des factures. Vous pourrez ainsi détecter de potentiels leviers d’optimisation et mettre en place un cahier des charges pour trouver la solution la plus adaptée à vos besoins. Il faudra ensuite déployer la solution, former les équipes à ce nouvel outil et procéder à des tests.

Compte tenu des avantages que présente l’obligation de facture numérique, pourquoi attendre 2023 pour se mettre en conformité ? Mieux vaut anticiper la dématérialisation de vos factures pour faciliter l’adhésion de vos collaborateurs à ces changements structurels importants.

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