Accounts receivable (AR) : la gestion des comptes débiteurs ou créances clients

Pourquoi parle-t-on d’accounts receivable en comptabilité ?

La comptabilité se définit par un ensemble de comptes, recensés dans le Plan Comptable Général, dans lesquels l’entreprise enregistre ses actions financières (achats, ventes, encaissements, règlements, crédits, immobilisations, etc.). Ces comptes, regroupés en 8 catégories (appelées classes comptables) sont ensuite repartis entre l’actif (les ressources) et le passif (les dettes) du bilan comptable.

Les « Accounts receivable'' (AR), en français les “comptes à recevoir”, désignent les créances, par exemple sur des clients, qui résultent de livraisons ou de prestations effectuées par l’entreprise. Ces créances clients sont situées à l’actif du bilan dans le compte 413 “Clients et effets à recevoir”.

Quels sont les comptes débiteurs ?

Un compte débiteur, par définition, désigne donc un avoir que l’entreprise détient sur un de ses partenaires commerciaux. Dans un compte débiteur en comptabilité, le montant total des sommes enregistrées au débit est supérieur à celui inscrit au crédit du compte. À l’inverse, un compte créditeur fait apparaître les sommes qu’une entreprise doit payer à ses fournisseurs en échange des biens et services facturés.

Ainsi que tous les autres comptes débiteurs ou créditeurs rattachés à des tiers (clients, fournisseurs, banques, État) :

• 40 : Comptes des fournisseurs
• 41 : Comptes des clients
• 42 : Compte du personnel
• 43 : Compte de sécurité sociale et autres organismes sociaux
• 44 : Compte de l’État et autres collectivités publiques
• 45 : Comptes courants des associés
• 46 : Comptes débiteurs et créditeurs divers
• 47 : Comptes transitoires ou compte d’attente

Accounts receivable : les enjeux liés au poste client

Le compte client est l’enregistrement de toutes les ventes effectuées aux clients. La facture de vente est un document qui est délivré par le vendeur à l’acheteur après que la vente de biens ou de services a été effectuée.

Les enjeux liés aux factures de vente

La direction de l’entreprise doit veiller à ce que les factures de vente soient émises à l’intention des clients à la date de la vente ou de la livraison, la date la plus proche étant retenue.

En effet, l’entreprise ne peut demander un crédit à ses créanciers que pour un maximum de 90 jours à compter de la date de la vente. Si la facture n’est pas émise dans les 90 jours, des intérêts seront facturés par la banque sur le crédit accordé à l’entreprise. En outre, cela peut également entraîner une augmentation des créances douteuses. Il est donc préférable d’émettre les factures de vente immédiatement après avoir vendu des biens ou rendu des services aux clients.

Les enjeux liés au compte client

Les états financiers comprennent des actifs appelés comptes clients qui représentent les montants dus par les clients. Ces actifs sont passés en pertes et profits lorsqu’ils deviennent irrécouvrables (c’est-à-dire lorsqu’on ne peut raisonnablement s’attendre à ce qu’ils soient recouvrés).

Il convient de noter que ce processus de radiation nécessite une analyse minutieuse afin de ne pas surestimer les comptes irrécouvrables et ainsi fausser les rapports sur les bénéfices.

Partant de là, on peut ramener à 4 les enjeux majeurs liés aux accounts receivable :

• L’exactitude des comptes clients
• Le manque de contrôle sur les comptes clients
• Les longues périodes de facturation
• Les efforts de recouvrement coûteux

La solidité des comptes clients d’une entreprise peut être analysée à l’aide du DSO (Day Sales Outstanding) ou délai moyen de paiement (DMP en français) entre la date d’émission d’une facture client et son encaissement.

Comment optimiser le traitement des factures de vente et des encaissements ?

La gestion des comptes clients est l’un des aspects les plus importants de toute entreprise. Non seulement pour s’assurer que les paiements sont effectués à temps, mais aussi pour minimiser les problèmes de trésorerie et d’éviter les créances douteuses. En outre, il est important pour les entreprises de maintenir de bonnes relations avec leurs clients et leurs fournisseurs.

Créer un workflow pour les factures de vente

Les flux de travail automatisés sont un excellent moyen de réduire le temps que vous consacrez aux tâches répétitives. Ils peuvent également vous faire économiser de l’argent en réduisant les erreurs, et ils peuvent aider votre entreprise à devenir plus efficace et rentable. Un workflow est un circuit fluide, composé de plusieurs étapes, qui couvre la totalité du cycle client :

• Approbation des nouvelles commandes,
• Traitement des commandes de vente,
• Traitement des paiements.

Vous devriez envisager de mettre en œuvre un flux de travail automatisé pour :

• Augmenter l’efficacité en automatisant les tâches répétitives.
• Augmenter la précision en réduisant les risques d’erreur humaine.
• Rationaliser vos processus comptables

L’interopérabilité est la clé d’un processus bien huilé. Pour que le workflow fonctionne, il faut connecter vos outils entre eux :

• Votre logiciel de facturation avec une solution de gestion des factures
• Votre solution de gestion des factures avec votre logiciel comptable.

Relancer efficacement ses clients

Envoyez des rappels lorsque les paiements sont en retard, mais ne soyez pas trop agressif avec ces rappels — au risque de passer pour quelqu’un d’impoli ou d’insistant.

La première étape d’un suivi efficace des retards de paiement consiste à comprendre pourquoi vos clients ne paient pas à temps : problème de trésorerie ? Processus de paiement trop complexe ? Service clientèle médiocre ? Oubli ? Vous devez comprendre leurs raisons et les traiter en conséquence.

Assurez-vous que les factures sont envoyées en temps voulu et qu’elles contiennent toutes les informations pertinentes, telles que les numéros de commande, les descriptions, les quantités, les prix et les conditions (par exemple, net 30 jours).

Vous éviterez ainsi toute erreur lors du traitement des paiements des clients qui ont déjà payé dans les délais, mais qui ont peut-être oublié le numéro de leur précédent bon de commande ou les détails du changement d’adresse de leur entreprise depuis leur dernière commande auprès de vous.

Communiquez directement avec vos clients. Il suffit parfois d’un appel ou d’un mail pour que le client se remette sur la bonne voie en ce qui concerne ses paiements. Si cela échoue, assurez-vous que lorsque vous les contactez, vous êtes poli(e) et respectueux(se) — cela contribuera grandement à améliorer la relation entre vous et votre client.

Si votre processus de paiement n’est pas assez clair pour vos clients, ils risquent de ne pas pouvoir le comprendre correctement et de commettre des erreurs lors du paiement des factures, ce qui peut entraîner des problèmes de sécurité.

Assurez-vous également que votre facture indique clairement le taux de pénalités applicable en cas retards de paiement.

Foire aux questions

Qui sont les "débiteurs divers" en comptabilité ?

Rattaché au compte 47 "Débiteurs et créditeurs divers", les débiteurs divers, par définition, désignent les crédits détenus sur d'autres partenaires d'affaires (autres débiteurs) que les clients.