récupération automatique factures

Comment mettre en place une récupération automatique de facture ?

En entreprise, la récupération des factures est parfois un vrai sujet. En effet, bon nombre de « gros » fournisseurs, comme Amazon, EDF, Orange ou encore OVH n’envoient pas directement les factures à leurs clients. Ils les déposent dans un espace client, prévu à cet effet.

Pratiques pour les fournisseurs, moins pour les comptables, qui doivent effectuer toutes les opérations de récupération de facture. Avec plusieurs dizaines de factures fournisseurs à traiter par mois, on imagine sans mal l’ampleur de cette tâche. Et si vous passiez à la récupération automatique de facture ?

Collecte automatique de factures : une nécessité pour les entreprises

Dans beaucoup d’entreprises, la collecte de factures s’effectue manuellement. Soit :

  • en récupérant la facture déposée par le fournisseur dans l’espace client ;

  • en transférant les factures reçues par mail dans le logiciel comptable.

Une opération qui consiste, chaque mois, à aller dénicher dans les espaces clients et les mails des fournisseurs de l’entreprise la bonne facture, et à l’intégrer ensuite dans le logiciel comptable. Si cette tâche est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise, elle mobilise des ressources et du temps, qui prennent sur la productivité de l’entreprise.

La gestion des fournisseurs est un point central de la productivité de la tenue comptable d’une entreprise. Il y va de sa relation avec ses prestataires, mais aussi (et surtout) de sa capacité à produire n’importe quel document comptable en cas de contrôle. En optant pour la collecte automatique des factures, vous réduisez le nombre de tâches à faible valeur ajoutée de votre organisation, et sécurisez votre facturation.

En cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal, vous retrouverez vos documents plus facilement, et plus rapidement, s’ils sont rangés dans une seule interface de gestion.

La facture dématérialisée, futur des paiements B2B

Si le format papier domine encore de loin la version numérique en facturation, les factures dématérialisées s’intègrent peu à peu dans le paysage comptable. Dans un souci de réduction des coûts, de plus en plus de fournisseurs délaissent les feuillets A4 pour la facture digitale. Moins chère, plus rapide à éditer et à envoyer, la facture numérique a de quoi convaincre.

Mais contrairement à une facture papier, qu’on reçoit dans son enveloppe timbrée, la facture dématérialisée se contente d’être glissée en pièce jointe d’un mail ou déposée dans un espace client. Un mode d’envoi beaucoup plus rapide certes, mais moins percutant pour le réceptionnaire. C’est ensuite le comptable, ou, dans certaines structures, le dirigeant qui doit ensuite :

  • Jongler entre les boîtes mail pour trouver le bon mail (et la bonne pièce jointe)

  • se connecter à son espace client EDF, Amazon, Orange, etc. pour récupérer la bonne facture (et ne pas perdre ses identifiants !)

  • Naviguer dans les espaces partagés (Google Drive, Microsoft Teams, DropBox, etc.) pour récupérer le bon document.

Un véritable travail d’archéologie… C’est pourquoi de plus en plus de dirigeants choisissent de mettre en place un collecteur automatique de factures, comme Libeo. C'est le cas de Capucine Frerejean, co-fondadrice des restaurants The Cali Sisters :

Cali Sisters
Capucine Frerejean, cofondatrice de The Cali Sisters, parle de Libeo

«J’aime l’intégration automatique des factures récurrentes : ça permet de ne plus penser à ces dépenses qui reviennent chaque mois. Libeo va directement les “aspirer” sur le site correspondant (EDF, Amazon, Darty, etc.) et les comptabiliser sans intervention de ma part.»

Voir le témoignage

Comment fonctionne la récupération automatique de facture avec Libeo ?

Les solutions de collecte Libeo vous permettent d’importer directement toutes vos factures dans un seul et même espace.

Par Drag and Drop

Grâce à la fonction « Glisser / déposer » (Drag and Drop), ol vous suffit de transférer les pièces jointes dès leur réception sur votre espace Libeo.

Importer une facture

Partagez cette adresse avec votre équipe et votre comptabilité pour qu’elle fasse de même.

Par mail

Une autre option consiste tout simplement à donner l’adresse mail de facturation à vos fournisseurs. Ce faisant, vous gagnez une étape : plutôt que de les envoyer au service comptabilité, ou à la personne en charge, les factures sont envoyées directement dans votre compte Libeo.

Par capture d'écran

Vos factures arrivent au format papier ? Aucun problème. Prenez-les en photos, et transférez-les directement dans votre espace Libeo. Avec la reconnaissance automatique des factures, la lecture s’effectue automatiquement. Les données comptables sont détectées et saisies pour être ensuite transférées dans votre logiciel comptable.

Depuis vos espaces clients

Avec 200 connecteurs disponibles sur l’application, Libeo vous permet d’automatiser la récupération des factures très facilement. Grâce aux différentes solutions de collecte Libeo, vous pouvez centraliser toutes vos factures. Et ce peu importe leur format de réception : mail, papier ou déposées. Toutes vos factures sont ainsi centralisées sur une seule application ce qui vous évitera de mauvaises surprises en fin de mois !

Facture à contrôler

Elles sont ensuite transférées dans votre compte Libeo, classées par fournisseur.

Terminée, la recherche de documents manquants, la navigation entre les boîtes mail pour trouver le bon fichier, les relances aux fournisseurs pour obtenir un duplicata…

La centralisation des factures vous offre une visibilité accrue sur votre comptabilité. Le processus est simplifié, fluidifié, et vos services comptables gagnent en productivité.

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Foire aux questions

Où peut-on trouver un collecteur automatique de facture gratuit ?

Parmi les solutions de collecte Libeo, l’une est gratuite : Libeo Membership. Ses fonctionnalités incluent :

  • Centralisation de factures

  • Accès au réseau Libeo

  • Paiement sans effort et sans limite : pas de fichier XML, ni d’IBAN

  • Lutte contre la fraude

  • 5 transactions par mois

  • 1 utilisateur et 1 accès expert-comptable

Solution « entrée de gamme » de Libeo, Membership convient notamment très bien aux professions libérales, artisans, entrepreneurs et autres travailleurs non salariés dont les obligations comptables sont moindres.

Qu’est-ce que ZeBill ?

ZeBill Mail était un logiciel de collecte automatique de factures édité par la société Xamance. Aujourd’hui indisponible au téléchargement.

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