facture impayée

Facture impayée : recours, solutions et méthodologie en 2021

Perte de temps, d’argent, stress, décalage de trésorerie… On a tendance à sous-estimer les impacts des factures impayées sur la gestion financière des entreprises. Entre les relances aux fournisseurs, les paiements en attente, les déséquilibres de trésorerie, c’est toute la structure financière de l’entreprise qui se fragilise quand les factures impayées comment à s’entasser. 

Comment prévenir les impayés ? Comment réagir en cas de facture impayée ? Quels sont les recours ? Libeo fait le point.

FACTURE IMPAYÉE DÉFINITION

Chaque année, près de 50 % des factures en B2B sont payées en retard. Retards qui peuvent avoir plusieurs motifs : oubli, mauvaise foi, litige commercial, problèmes financiers, etc. En plus des conséquences sur la santé mentale des dirigeants, les impayés mettent à mal la trésorerie de nombreuses entreprises. À plus forte raison celle des TPE-PME, qui doivent déjà gérer tant bien que mal un équilibre financier souvent fragile. Dans ces structures, une facture impayée pèse lourd dans la comptabilité.

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Entre les relances aux fournisseurs, la recherche de documents, les lettres de mise en demeure, la recherche de solutions, les dirigeants dépensent un temps et une énergie considérables à courir après les factures impayées. Mais à partir de quel moment peut-on commencer à parler d’impayés ? Simplement à partir du moment où les délais légaux de paiement sont dépassés.

Facture impayée entre professionnels : ce que dit la loi

Les délais de règlement entre les entreprises sont définis à l’article L441-6 du Code de commerce :

« Sauf dispositions contraires figurant aux conditions de vente ou convenues entre les parties, le délai de règlement des sommes dues est fixé au trentième jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée. »

« Le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser quarante-cinq jours fin de mois ou soixante jours à compter de la date d’émission de la facture. »

« Est puni d’une amende de 15 000 euros le fait de ne pas respecter les délais de paiement mentionnés aux huitième et onzième alinéas, le fait de ne pas indiquer dans les conditions de règlement les mentions figurant à la première phrase du douzième alinéa ainsi que le fait de fixer un taux ou des conditions d’exigibilité selon des modalités non conformes aux dispositions du même alinéa. »

Pour simplifier : le délai de paiement « par défaut » (sans négociation préalable par les deux parties) est fixé à 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou de fin d’exécution de la prestation. En cas de négociation, il peut s’étendre à 45 jours fin de mois à compter de la date d’émission de la facture. Dans tous les cas, il ne peut pas dépasser 60 jours.

Il n’existe aucune formule de calcul reconnue par la loi pour le calcul des 45 jours fin de mois. À vous de trouver la formule qui vous convient le mieux, et de vous mettre d’accord dessus avec vos fournisseurs avant de lancer la facturation, pour éviter les déconvenues. Vous pouvez procéder de deux manières :

  • date de facture + 45 jours + fin du mois

  • date de facture + fin du mois + 45 jours

Comme les impôts et les taxes, les paiements des factures ne peut avoir lieu que les jours ouvrables : donc pas les week-ends ni les jours fériés. Si la date de paiement tombe sur l’un ou l’autre, il faudra attendre le jour ouvré suivant pour procéder au paiement.

Délais de paiement : les cas particuliers reconnus par la Loi de Modernisation de l’Entreprise (LME)

Dans le secteur privé

Du fait de leur caractère périssable, certains produits et marchandises bénéficient de délais de paiement plus encadrés, et plus courts. C’est le cas des produits suivants :

  • Denrées alimentaires (viandes et poissons congelés, plats cuisinés, conserves) : 30 jours après la fin de la décade* de livraison

  • Bétail vivant et viandes fraîches, destinés à la consommation : 20 jours après la livraison

  • Boissons alcoolisées : 30 jours après la facturation

Dans le secteur public

Imposés par décret, ces délais s’appliquent à certaines typologies d’établissement :

  • État, établissements publics autres que ceux ayant un caractère industriel et commercial, collectivités territoriales : 30 jours, date de facture.

  • Établissements publics de santé : 50 jours, date de facture

  • Autres : 60 jours, date de facture.

  • Secteur du transport : 30 jours nets

*Par exemple, pour une livraison le 5 du mois, calcul des 30 jours à partir du 10 du mois.

Impayé présumé ou constaté : quelle différence ?

L’impayé apparaît lorsqu’à la date de paiement indiquée sur la facture le règlement n’est pas effectué. L’impayé peut être :

  • présumé en cas de retard de paiement ;

  • constaté en cas de dépôt de bilan ou de liquidation judiciaire.

Si l’impayé est constaté, parce que la société débitrice fait l’objet d’une procédure judiciaire (dépôt de bilan, sauvegarde, redressement ou liquidation), il n’y a plus grand-chose à faire. Dans ce genre de cas, le tribunal de commerce qui a prononcé le jugement désigne un mandataire judiciaire chargé d’assurer le recouvrement des créances de l’entreprise (clients et salariés).

Dans le cas d’un impayé présumé, l’entreprise n’a, sauf preuve du contraire, aucun motif juridiquement reconnu qui explique son retard. Il peut s’agir d’un oubli, si le paiement n’est pas automatisé, d’un litige commercial avec son client, d’un problème financier côté fournisseur ou simplement de mauvaise foi de sa part. Toujours est-il que le paiement n’arrive pas…

FACTURE IMPAYÉE : QUEL DÉLAI DE PRESCRIPTION ?

Des factures en attente de paiement ? N’attendez pas trop avant d’entamer les relances ou les recouvrements : il pourrait y avoir prescription. En effet, la loi prévoit un délai de prescription bien défini pour le recouvrement des factures fournisseurs. Passé ce délai, votre demande ne sera plus recevable auprès d’un tribunal. Quels sont ces délais ?

  • Le débiteur est un particulier (le terme juridique est « consommateur ») : le créancier dispose d’un délai de 2 ans pour saisir les tribunaux.

  • Le débiteur est un professionnel, une société ou un commerçant : le délai passe à 5 ans. Cela concerne par exemple une facture impayée à un autoentrepreneur.

Le plus souvent, les délais de prescription en matière civile et commerciale commencent à courir 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation de services. Le législateur a réduit le délai à 20 jours lorsque la facture concerne certains produits, comme les produits périssables.

Il arrive cependant que le vendeur fixe des délais de paiement différents, dans la limite de 60 jours après la date d’émission de la facture. Dans cette situation, le délai commence à courir à la fin des 60 jours.

6 FAÇONS DE PRÉVENIR LES IMPAYÉS

La meilleure façon de gérer les impayés, c’est encore de les prévenir. Facile à dire, en apparence… Voici 6 bonnes pratiques pour s’assurer d’être réglé à l’heure.

1) Montrez l’exemple

Cela peut paraître curieux, mais la relation fournisseur fonctionnera d’autant mieux que les deux parties honorent leurs engagements respectifs. En tant que client, vous avez des obligations vis-à-vis de vos fournisseurs, et vice versa. Respectez vos engagements, vos délais, mettez en place des échanges réguliers, en visio ou par téléphone. Soyez réactifs : répondez au téléphone, aux mails, etc. Montrez que vous êtes un « bon » client : ouvert à la négociation, précis dans ses commandes, clair dans ses instructions, respectueux et professionnel. Vos fournisseurs seront bien plus enclins à vous payer en temps et en heure que vous faites preuve de professionnalisme dès le début.

2) Les relances aux fournisseurs

Quelques jours avant l’échéance, une simple relance par mail, sobre et concise, peut faire la différence entre une facture payée à l’heure et un retard de paiement, qui va pénaliser la trésorerie de l’entreprise. En cas de facture impayée, la relance aura plus de chance d’aboutir par téléphone, ou par visio. Cela dit, pour conserver une trace écrite de vos relances (qui s’avèrent utiles en cas de procédure judiciaire), nous vous conseillons l’envoi par courrier. Voici des modèles de lettre que vous pouvez utiliser :

Si vos lettres de relances n’aboutissent pas, le mieux est encore de les confier à un professionnel. Tout à fait : il existe des plateformes dédiées au recouvrement des créances d’entreprises.

3) L’affacturage

L’affacturage est une méthode controversée. Très en vogue dans les ETI et les grands groupes, elle est beaucoup moins utilisée par les dirigeants de TPE/PME. La technique consiste à céder la propriété et la gestion des factures (et des créances clients en général) à un établissement financier. C’est le factor. En échange des factures, il finance les besoins de trésorerie. Ce système permet de disposer des fonds immédiatement sans attendre l’échéance du paiement des factures en attente.

4) L’assurance à la facture

Prendre une assurance pour ses factures peut paraître saugrenu, mais le système fait ses preuves. Une assurance à la facture fonctionne comme une assurance traditionnelle : le client souscrit un contrat, qui l’engage avec un assureur. En cas de dépassement légal ou contractuel du délai de paiement, le client en informe l’assureur, qui prend le relais. C’est lui qui va se charger des relances, du recouvrement et du paiement des factures.

5) Réclamer des pénalités de retard

Dès que votre fournisseur dépasse le délai légal de paiement, ne serait-ce que d’une journée, vous êtes en droit de lui réclamer des pénalités de retards, qui comprennent des intérêts, ainsi que des indemnités complémentaires. Ces pénalités sont encadrées par l'article L 441-10 du Code de Commerce.

Lire aussi : Comment calculer le montant des pénalités de retard ?

6) Envoyer une mise en demeure

Dernière étape du recouvrement à l’amiable : la lettre de mise en demeure, envoyée par recommandé avec accusé de réception. C’est ce courrier qui notifie « officiellement » au débiteur un dernier délai octroyé. Passé ce délai, vous lui signifiez que vous intenterez une action en justice.

En 2021, l’automatisation et la dématérialisation des procédures sont autant de solutions à mettre en place pour améliorer les délais de paiement et à encaisser les factures impayées en temps et en heure. Avec Libeo, c’est tout le cycle de paiements de vos factures qui est optimisé !

FOIRE AUX QUESTIONS

Peut-on faire appel à un huissier en cas de facture impayée ?

Si malgré vos relances, vos factures restent impayées, vous pouvez avoir recours aux services d’un huissier pour obtenir gain de cause. En tant qu’officiers ministériels, ils ont le monopole de l’exécution (signification actes, saisies…).

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