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Qu'est-ce que l'océrisation des documents ?

L’analyse rapide et efficace des factures est un enjeu dans les services comptables. Lors de l’export des documents comptables, la concentration est de rigueur. Une seule erreur de saisie, et c’est toute l’information comptable qui est ensuite faussée.

Une question anime les débats dans les entreprises : comment avoir accès, grâce à l’océrisation en ligne, aux informations pertinentes contenues dans les notes de frais, les contrats ou encore les factures fournisseurs ?

OCÉRISATION DES DOCUMENTS : EXPLICATIONS ET FONCTIONNEMENT

Un peu de définition

Vous ne trouverez pas « océriser » dans le Larousse. Et pour cause ; le terme est un barbarisme. Il tient son origine de l’acronyme OCR, qui signifie Optical Character Recognition ou reconnaissance automatique de caractères en français. Pour faire court, « océrisation » désigne simplement l’action d’océriser un document, c’est-à-dire d’en extraire le contenu, pour pouvoir ensuite le modifier.

S’il n’existe pas officiellement dans la langue française, le concept n’est pourtant pas nouveau : l’océrisation est en fait l’une des plus vieilles techniques de vision par ordinateur. Les premiers OCR (open source), créés par Hewlett Packard, sont datés entre 1985 et 1995.

Qu’est-ce que l’océrisation ?

On appelle ainsi le processus permettant l’extraction du texte contenu dans un document imprimé. C’est un outil de conversion numérique, qui fonctionne à partir de formats documents différents. Il peut s’utiliser à partir :

  • d’un document scanné,

  • d’une capture d’écran,

  • ou encore de sous-titres

L’OCR permet à un utilisateur de numériser des documents et les enregistrer sur un ordinateur, mais aussi pour être en mesure de modifier les documents. Mais ce n’est pas tout : à partir d’une photo numérique, l’OCR est en mesure d’extraire les données et de les retranscrire. Ce qui explique que beaucoup d’entreprises s’en servent en comptabilité, pour le traitement des factures papier par exemple.

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Comment fonctionne l’océrisation ?

Concrètement, l’OCR agit comme un scanner, qui identifie le contenu d’un document pour le modifier, et rendre les données exploitables. Un atout non négligeable dans le traitement des documents, qui sont sauvegardés en format PDF pour empêcher l’altération de leur contenu.

=> À partir d’un document papier : l’utilisateur commence par faire une photo du document avec un smartphone. Le document est ensuite envoyé sur l’application du logiciel de gestion des factures. L’OCR va ensuite segmenter les lignes et les caractères contenus dans l’image. Les données sont numérisées et intégrées directement dans le logiciel, où elles seront ensuite traitées.

=> À partir d’un fichier numérisé : le fichier est envoyé dans l’interface de gestion grâce à la collecte automatique. De là, les données comptables sont exportées par l’OCR. L’outil analyse le fichier, avant de remplir automatiquement les champs correspondants avec les informations adéquates.

COMMENT UTILISER L’OCÉRISATION POUR SES FACTURES ?

L’un des enjeux majeurs en comptabilité, c’est la retranscription exacte des écritures dans le logiciel comptable. La saisie des factures dans la comptabilité est une opération minutieuse, car chaque écriture doit être comptabilisée une à une, sans erreur ni omission. Pourtant, ce ne sont pas les erreurs qui manquent en comptabilité. L’OCR est là pour réduire, voire supprimer carrément la saisie manuelle des documents, et ainsi éviter les erreurs comptables les plus courantes, telles :

  • Inversion ou interversion de chiffres ;

  • Oubli de report d’un article.

  • Double report du même article.

  • Interversion entre débit et crédit lors du report d’un article.

  • Double enregistrement

Le résultat ? Une information comptable erronée, qui peut entraîner un rejet de comptabilité dans le pire des cas. Pour éviter cela, il est conseillé de recourir à une solution de collecte automatique des factures, avec OCR intégré, pour automatiser la saisie des données en limitant les interventions humaines.

LIBEO ET L’OCÉRISATION

Comme prévu dans l’article 153 de la loi de finances 2020, l’obligation de transmettre des factures électroniques s’appliquera à compter de 2023, pour toutes les entreprises. Pour s’y préparer, Libeo offre aux entreprises une solution de dématérialisation des factures fournisseurs, qui comprend :

  • la dématérialisation ;

  • la collecte ;

  • le traitement ;

  • et le paiement des factures.

Dans ses solutions de collecte automatique de factures, Libeo inclut un OCR, qui saisit directement les données imprimées ou manuscrites dans l’outil de gestion. Avec la récupération automatique de vos factures fournisseurs via les collecteurs web, vous centralisez tous vos documents comptables sur une seule plateforme. Dès réception, l’océrisation via logiciel va extraire les données de vos factures :

  • date,

  • nom du fournisseur,

  • numéro de facture,

  • numéro de TVA,

  • montant TTC et HT, etc.

Ensuite, il vous suffit de valider l’import et programmer le règlement. En mettant en place une centralisation de vos factures, non seulement vous simplifiez le suivi de votre comptabilité, mais vous gagnez en moyenne 10 h par semaine sur le traitement des factures reçues et la gestion de votre trésorerie.

Témoignage client : Capucine Frerejean, cofondatrice des restaurants The Cali Sisters

« Par rapport à l’avant Libeo, on a divisé par 3 le temps passé sur les factures fournisseurs pour la collecte, le paiement et l’analyse. Ça me permet de me concentrer sur le business - les futures implantations, la gestion des équipes, la trésorerie » Lire la suite.

Libeo facilite la gestion de trésorerie

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