Lettrage-comptable

Qu'est-ce que le lettrage comptable des comptes clients et fournisseurs ?

Bien que cette tâche puisse s’avérer complexe, cette opération est essentielle pour s’assurer de la santé économique de son entreprise. En assurer le suivi comptable demande de la rigueur pour éviter les erreurs.

Le lettrage comptable est alors un outil fiable et efficace à utiliser pour une trésorerie bien organisée. Qu’est-ce que c’est ? Comment s’en servir ? Libeo vous répond.

LETTRAGE COMPTABLE : DÉFINITION

En comptabilité, le lettrage est une technique employée pour effectuer le rapprochement entre une facture et son règlement. Elle permet de suivre l’état du règlement des factures et d’organiser au mieux sa trésorerie. Elle tire son nom de la codification utilisée, basée sur une combinaison de lettres. Concrètement, cette opération consiste à attribuer une ou plusieurs lettres à deux mêmes lignes d’écritures pour les associer à une même saisie comptable. Le lettrage est effectué de telle sorte qu’un débit = un crédit.

Libeo facilite la comptabilité

Quels sont les comptes qui se lettrent ?

Surtout utilisé pour les comptes clients (compte 41) et fournisseurs (comptes 40), et parfois pour d’autres comptes de la classe 4, le lettrage comptable permet de trier les factures enregistrées et les règlements qui leur correspondent. Grâce à cette technique, le professionnel peut vérifier qu’un règlement a bien été reçu ou émis pour une facture. Il peut également identifier les factures qui sont en cours de paiement et celles qui comportent des erreurs.

Le lettrage comptable n’est pas obligatoire. Il s’agit toutefois d’un outil dont l’utilisation est recommandée dans la mesure où il permet d’identifier aisément les factures en attente de paiement.

Bon à savoir : une autre méthode de lettrage existe : le rapprochement comptable. Cette technique consiste à associer les écritures passées en comptabilité avec celles qui ont été passées en banque. Cette opération n’a pas d’incidence sur la comptabilité de l’entreprise. Elle est juste un moyen utilisé pour se rappeler que deux opérations sont liées l’une à l’autre.

POURQUOI FAIRE LE LETTRAGE DES COMPTES ?

Le lettrage comptable facilite l’analyse des saisies comptables et permet de suivre l’activité de l’entreprise de manière rigoureuse. Une fois qu’une écriture est marquée d’une lettre, il est facile de distinguer celles qui ont participé à une saisie comptable de celles qui restent sans association, et qui n’ont donc pas été réglées.

Lorsque toutes les lignes d’écriture d’un compte sont pourvues d’une lettre ou d’une combinaison de lettres, on dit qu’elles sont rapprochées. Toutes les lignes non lettrées peuvent être identifiées, tant dans les comptes clients que fournisseurs, pour vérifier s’il s’agit d’une erreur ou d’un retard de paiement. Le lettrage comptable participe également à la préparation de la clôture d’un exercice comptable.

QUAND FAIRE UN LETTRAGE EN COMPTABILITÉ ?

Pour constater un retard de paiement

Lorsque le délai de paiement n’a pas encore été dépassé par le client, l’entreprise peut programmer ses relances. À l’inverse, elle peut lancer une procédure de recouvrement des impayés.

Le lettrage comptable est tout aussi important pour assurer la gestion des factures fournisseurs. En effet, un paiement en temps et en heure contribue à entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Il participe ainsi à la réussite de son entreprise. Attention, une facture fournisseur non lettrée ne doit pas nécessairement être traitée au plus vite. Elle doit faire l’objet d’une analyse pour déterminer quel est le meilleur moment pour la régler. En effet, régler trop vite une facture fournisseur peut avoir un impact négatif sur la trésorerie, en particulier si certains clients sont en retard de paiement. Vous l’aurez compris, le lettrage comptable est un excellent outil pour optimiser ses règlements fournisseurs.

Pour constater la présence d’une erreur

Le lettrage comptable permet également d’identifier les erreurs présentes dans la comptabilité de l’entreprise pour les régler au plus vite. La nature des erreurs peut être variée. Il peut s’agir :

  • D’une mauvaise comptabilisation des factures.

  • De l’affectation d’un règlement à un mauvais client.

  • D’une opération non justifiée par un document comptable.

  • D’un règlement fournisseur effectué en double

Le lettrage est une opération à réaliser par les entreprises qui veulent s’assurer de la justesse de leur trésorerie, afin d’éliminer toute erreur ou anomalie potentielle.

Pour préparer la clôture d’un exercice comptable

Le lettrage comptable facilite la réalisation du bilan comptable et permet de préparer la clôture de l’exercice comptable annuel.

Il s’agit également d’une opération à réaliser pour rendre plus simples les opérations d’audit et de contrôle interne. Présenter une comptabilité lettrée fait bonne impression et est synonyme de bonne gestion de la facturation. À l’inverse, ne pas procéder au lettrage comptable peut donner le sentiment d’une négligence de la part de l’entreprise, et présager d’erreurs éventuelles.

COMMENT RÉALISER UN LETTRAGE COMPTABLE ?

Pour effectuer un lettrage comptable, il faut attribuer une même lettre, ou une même combinaison de lettres, à une facture des comptes clients ou fournisseurs et au paiement qui lui correspond. Ce même marquage est ainsi attribué aux mouvements qui sont égaux, mais dont l’un est inscrit au débit et l’autre au crédit pour le même client. À titre d’exemple, si les lettres « AA » sont indiquées pour une facture éditée pour un client X, il faudra attribuer le même marquage au paiement de cette facture.

Deux formes de lettrage comptable existent :

  • Le lettrage manuel.

  • Le lettrage automatique.

Réaliser un lettrage manuel

Les comptes clients et fournisseurs doivent être analysés pour associer chaque facture au bon paiement. Toutes les écritures comptables doivent donc être passées au crible, à la main. Il faut pointer, puis lettrer chaque facture correspondante. À l’issue du travail de lettrage, l’ensemble des factures marquées doit concorder avec l’ensemble des comptes fournisseurs et clients identifiés.

Il s’agit d’un travail fiable, mais chronophage. Il est donc nécessaire de réaliser un lettrage comptable régulièrement et ne pas attendre la clôture de l’exercice pour éviter d’avoir trop de comptes de tiers à lettrer.

C’est la méthode qui est généralement retenue par les petites et les moyennes entreprises. Si vous décidez d’opter pour cette méthode, mais que vous n’êtes pas sûr de vous, n’hésitez pas à confier cette tâche à votre comptable ou à votre expert-comptable pour limiter le risque d’erreur.

Réaliser un lettrage automatique

Le lettrage comptable peut se faire de manière automatique au sein même du logiciel comptable utilisé en entreprise. Ce dernier lie automatiquement les factures aux règlements afférents. Les écritures comptables sont traitées en nombre, à partir de critères variés comme :

  • Le montant : le lettrage comptable est effectué pour rapprocher les écritures qui affichent un montant similaire.

  • Le solde nul : les écritures sont rapprochées de sorte que le solde au débit et le solde au crédit soient égaux à 0.

  • Le numéro de pièce : le lettrage comptable est effectué entre les lignes d’écriture qui présentent des numéros de pièce similaires.

Il s’agit d’une méthode rapide qui vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. En vous offrant une meilleure maîtrise de votre rapprochement comptable, cet outil vous évite d’envoyer des relances et des lettres de rappel inopportunes.

Des erreurs peuvent toutefois être commises dans le cas d’un compte tiers qui présente plusieurs factures d’un même montant. En effet, le logiciel ne pourra pas faire de distinction entre deux factures d’un même montant qui a été édité le même jour pour un même client. Pour éviter tout problème, le lettrage automatique doit être réalisé sous la supervision d’un professionnel qui pourra contrôler les informations indiquées.

En centralisant les factures fournisseurs, Libeo vous facilite le lettrage comptable. Demandez une démo pour découvrir comment réaliser vos opérations comptables facilement avec Libeo !