Comment fonctionne la collecte automatique de factures ?

Collecte manuelle des factures : perte de temps, coûts cachés et risques de fraude

« Tu peux m’envoyer la facture du fournisseur ? » « Regarde, elle est dans le Drive. » « Non, c’est celle d’Amazon », « On la retrouve plus, demande un duplicata. » sont autant de phrases qui ponctuent le quotidien des services comptables et administratifs en entreprise.

Si la récupération des factures est aussi chronophage, c’est parce qu’elles arrivent par plusieurs biais depuis l’envoi par le fournisseur jusqu’à la réception chez le client :

• Il y a celles qui arrivent par mail, et s’entassent dans la boîte mail du dirigeant ou du gestionnaire de l’entreprise,
• Celles qui sont directement déposées sur les plateformes de dizaines de fournisseurs (énergie-eau, téléphonie, e-commerce, assurances et mutuelles, transports, fournisseurs d’accès Internet…) ;
• Celles qui arrivent par courrier et/ou fax ;
• Enfin, celles qui sont déposées dans les espaces de stockage de fichiers partagés (Drive, WeTransfer, Dropbox, Microsoft Teams).

Comme si la gestion des relations fournisseurs, le respect des délais de paiement et le paiement des factures n’étaient pas déjà des sujets en soi, voilà qu’il faut en plus passer des heures à rassembler les documents, les trier, les compter, avant de pouvoir (enfin) les saisir. Un vrai casse-tête pour les services concernés. Encore plus dans les petites entreprises, qui n’ont souvent pas les ressources et les effectifs pour.

Résultat : dans les TPE-PME, dans 50 % des cas, c’est le dirigeant lui-même qui traite les factures fournisseurs, en plus de sa journée de travail. Sachant que ces structures traitent en moyenne 67 factures par mois, on imagine rapidement l’impact sur la productivité des équipes comptables, mais aussi sur les risques de perte, d’erreurs et de fraude liés à la saisie manuelle des données. Sans parler des coûts : en moyenne, le coût de traitement est de 14 € pour une facture papier.

Le constat est le même dans les cabinets d’expert-comptable : en moyenne, ceux-ci estiment passer 30 % de leur temps à la collecte des documents.

Qu’est-ce que la collecte automatique de factures ?

La centralisation des factures fournisseurs est donc un enjeu financier, mais aussi de gestion du temps et de planification. La collecte automatique des factures est le processus qui consiste à récupérer, centraliser et traiter automatiquement toutes les factures des fournisseurs, quel que soit leur acheminement. Ce processus est souvent appelé AP ou Accounts Payable.

Le système collecte des données provenant de différentes sources, telles que les espaces clients sur les sites des fournisseurs ou les logiciels de comptabilité et les associe automatiquement aux bons de commande auxquels elles se rapportent. Les factures sont ensuite centralisées dans une base de données unique, à laquelle les utilisateurs peuvent accéder depuis n’importe où dans le monde grâce à une interface adaptée à leurs besoins.

Les factures sont ensuite exportées vers le système comptable de l’entreprise, où elles sont rapprochées aux conditions de paiement approuvées avant d’être payées automatiquement grâce à la synchronisation bancaire et à la fonctionnalité de paiement sans IBAN.

Avec la collecte automatique, la captation et le temps de traitement des factures sont sensiblement réduits. Les documents sont récupérés et centralisés automatiquement, sans intervention humaine ni perte de données.

Comment mettre en place une collecte automatique de factures ?

Libeo est un logiciel de gestion des factures fournisseurs qui comprend une fonctionnalité de centralisation des factures fournisseurs et leur saisie automatique dans la comptabilité.

Afin de gagner en temps et en productivité au quotidien, Libeo a développé des solutions de collecte automatique des factures fournisseurs très intuitives et faciles à prendre en main. Les solutions de collecte de Libeo fonctionnent, quel que soit le mode d’envoi des factures par le fournisseur :

• Par mail depuis un logiciel de facturation
• Déposées dans un espace client ;
• Par courrier/fax depuis l’entreprise du fournisseur.

Concrètement, pour utiliser la fonctionnalité de collecte automatique, il vous suffit :

• De prendre en photo vos factures fournisseurs ;
• D’envoyer vos factures reçues via e-mail à Libeo ;
• De télécharger les factures dans Libeo.

Depuis un espace client (Amazon, EDF, Orange, etc.)

Constat : de nombreux fournisseurs n’envoient pas leurs factures par e-mail et vous les déposent simplement sur un espace client. C’est le cas d’Amazon, La Poste, Orange, Sosh ou encore OVH. Chacun de ces sites fournisseurs requiert un identifiant et un mot de passe pour se connecter, qu’il faut entrer chaque fois. Une fois connecté(e), reste de trouver la bonne facture, la télécharger, etc. Sans parler du temps passé à récupérer/recréer les mots de passe oubliés…

Avec Libeo : grâce aux 200 connecteurs disponibles sur l’application, Libeo vous permet d’automatiser la récupération des factures. Il vous suffit de vous connecter une seule fois à vos différents comptes fournisseurs depuis Libeo, et toutes vos factures seront importées automatiquement dès réception.

Par mail

Constat : vos fournisseurs vous envoient la facture par mail, en pièce jointe. Celle-ci est vite noyée dans les dizaines d’autres mails que vous recevez tous les jours. Vous perdez un temps précieux chaque mois à retrouver les factures envoyées parmi tous vos e-mails. Si vous avez nettoyé votre boîte mail entre-temps, cela complique encore plus la tâche. Sans parler des factures qui arrivent directement dans les spams.

Avec Libeo : lors de la création de votre compte Libeo, vous recevez une adresse mail Libeo personnalisée. Transférez directement toutes vos pièces jointes à cette adresse, dès réception. Partagez cette adresse avec votre équipe et votre service comptable pour qu’ils fassent de même.

Encore plus simple : demandez aux fournisseurs de votre entreprise de vous envoyer leurs factures directement sur cet e-mail.

Depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone

Constat : les factures sont éparpillées entre les dossiers, les Finders, les téléchargements, le bureau, etc.

Avec Libeo : importez toutes les pièces comptables stockées sur votre ordinateur en une seule fois. Il vous suffit de sélectionner les documents voulus et de les déposer en masse sur votre espace Libeo.

Par courrier

Constat : vos factures arrivent par la Poste ? Il faut ensuite les scanner, enregistrer, puis les transférer dans le logiciel comptable grâce aux intégrations techniques Libeo, etc. Il faut s’assurer que la personne qui les réceptionne les envoie bien au bon service, etc.

Avec Libeo : prenez-les photos. Envoyez-les ensuite automatiquement dans votre espace Libeo. Grâce à la reconnaissance automatique des caractères, les données sont saisies automatiquement et intégrées dans le logiciel comptable :

Libeo, solution de collecte de factures fournisseurs

La facture électronique va devenir la norme d'ici 2024. Ce basculement numérique notable impose la dématérialisation des factures en réception et en émission à toutes les entreprises du secteur privé à compter de juillet 2024. Pour déposer, saisir et collecter leurs factures, les entreprises devront utiliser soit le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Libeo est une plateforme de dématérialisation qui fonctionne comme un logiciel de gestion de paiement des factures : depuis l'interface Libeo, les entreprises peuvent collecter, centraliser mais aussi payer leurs factures fournisseurs :

Grâce au suivi en temps réel du paiement des factures, les entreprises reconstituent la Piste d'Audit Fiable et renforcent la sécurité des transactions. Depuis l'interface Libeo, les utilisateurs peuvent définir des règles d'automatisation pour chaque étape du traitement, visible depuis le fil d'activité :

Depuis votre espace Libeo, suivez le fil d’activité de toutes vos factures fournisseurs.

Libeo est un collecteur web de facture, mais pas uniquement. Le logiciel inclut la saisie comptable automatique des écritures lors de l'import des factures, au moyen d'un OCR. Ce procédé informatique détecte, lit et retranscrit les caractères d'un document au format électronique.

Ici, l'OCR remplit automatiquement les champs avec les informations correspondantes. En cas de doublon sur une facture, l'utilisateur reçoit un message d'alerte :

Trop de factures passent à travers les mailles du filet. En fin de compte, la collecte automatique améliore la visibilité sur les paiements et met en place un point d'entrée commun à tous les canaux d'acheminement. Avec tous les avantages que la collecte automatique des factures offre aux petites entreprises, il est facile de comprendre pourquoi tant de sociétés adoptent cette méthode de facturation.

Foire aux questions

Quelle est la différence avec Zebill ?

Zebill est un collecteur automatique de facture, édité par Xamance. Contrairement à Libeo, qui inclut des fonctionnalités de suivi, traitement et paiement des factures, la technologie ZeBill est limitée à la seule captation des factures, depuis les boîtes mail des utilisateurs.