Facture électronique : accompagner les clients dans la réforme

Facture électronique : le calendrier de la réforme de généralisation

La généralisation de la facturation électronique sera mise en place suivant un calendrier progressif, selon la taille des entreprises. Le ministère de l’Économie et des Finances vient de confirmer les trois grandes dates à retenir concernant la généralisation de la facture électronique :  

• 1er juillet 2024, en réception à l’ensemble des assujettis et, pour l’émission, aux grandes entreprises  
• 1er janvier 2025, pour les entreprises de taille intermédiaire  
• 1er janvier 2026, aux petites et moyennes entreprises et microentreprises. 

Pour facturer leurs clients et payer leurs fournisseurs, les entreprises auront deux options :

• Le Portail Public de Facturation (PPF), calqué sur la plateforme Chorus Pro ;
• Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), un prestataire de services privé partenaire de l'État.

état des lieux du déploiement de la facturation électronique dans les entreprises en 2023

À deux ans de l’entrée en vigueur de la facture électronique, les conclusions de la 3e édition du baromètre « Dématérialisation des factures » publié par Best Practices Systèmes d’information et Generix Group indiquent une connaissance limitée ou partielle du contenu de la réforme :

« 40 % des entreprises ne savent pas quand elles auront l’obligation d’émettre des factures électroniques tandis que 41,3 % ne savent pas quand elles devront être en capacité de recevoir des factures sous format électronique. »

En outre, l’utilisation des solutions reste limitée. En 2020, 76 % des entreprises étaient équipées d’au moins une solution, mais l’usage restait limité : 49 % des entreprises parvenaient à dématérialiser plus de 50 % de leur volume (entrant et sortant).

Une tendance observée à nouveau en 2022 : le résultat passe à 46 %. Naturellement, le niveau est plus faible en factures entrantes qu’en facture sortante. Il est également observé que 25 à 30 % des entreprises sont équipées d’une solution utilisée pour moins de 10 % du total de leur facture.

Comment accompagner ses clients dans la mise en œuvre de la facture électronique ?

La mise en place de la facture électronique est un enjeu majeur pour les entreprises. Ce nouvel outil nécessite un changement dans leurs habitudes, leurs procédures et leurs pratiques. En tant qu’expert-comptable, vous jouez un rôle clé dans ce processus : accompagner vos clients dans cette transition et leur fournir des outils pour y parvenir.

L’impact de la facturation électronique sur votre clientèle variera en fonction de son niveau de numérisation. Les TPE/PME qui doivent encore se convertir à un environnement sans papier devront travailler dur pour obtenir les mêmes avantages. Mais les résultats en vaudront la peine.

Voici 5 mesures pratiques à prendre immédiatement avec vos clients.

1/Définir la stratégie du cabinet

Avant de s'intéresser au niveau de digitalisation de ses clients, le cabinet doit commencer par analyser son propre niveau de maturité numérique et sa capacité à appréhender le changement.

Plus le cabinet est digitalisé, plus il sera en mesure d'accompagner ses clients dans la réforme. À l'inverse, un cabinet qui n'utilise pas ou peu de solutions numériques orientera ses clients vers un opérateur de dématérialisation (OD) ou une PDP.

2/ Cartographier le portefeuille client

Quelle que soit la stratégie adoptée par le cabinet, il devra établir une cartographie de son portefeuille client pour identifier :

• Quels sont les clients concernés par l'échéance de 2024. Par exemple, les professions libérales ne seront pas directement impactées, tandis que les acteurs du commerce et de l'hôtellerie-restauration sont concernés par l'obligation de réception des factures électroniques et du e-reporting.
• Les outils et suites logicielles en place chez le client. Les ERP des éditeurs connus (Sage, Cegid, QuickBooks, etc.) seront plus adaptés au changement que les outils "maisons".
• Les actions à mener en fonction des besoins et de leur complexité.

3/ Analyser la maturité numérique des clients

Partenaire privilégié du dirigeant, l’expert-comptable est dans une position unique pour identifier et évaluer les forces et les faiblesses de ses clients. En tant qu’auditeur des systèmes de facturation, vous pouvez donc jouer un rôle efficace dans la mise en œuvre cette innovation. Commencez par une phase de diagnostic pour déterminer le niveau de digitalisation de vos clients :

• Quels outils utilisent-ils ?
• Disposent-ils d’une Piste d’Audit Fiable ?
• Quel est le niveau de connaissance des équipes concernant cette obligation ?
• Quelles sont les ressources allouées ?
• Quelle est leur structure organisationnelle actuelle ?
• Quelles sont leurs contraintes internes ?

À l’issue de cet audit, vous saurez où se situent vos clients dans l’avancée vers la dématérialisation. Vous pourrez estimer le niveau de difficulté de mise en œuvre et dégager les actions à mettre en place.

4/ Communiquez sur la réforme et ses avantages

Sans attendre, emparez-vous du sujet et commencez à communiquer auprès de vos clients. Certains d’entre eux auront besoin de votre aide pour comprendre l’impact des changements apportés.

Montrez-vous rassurant : la facturation électronique ne représente pas un défi technique important. Cette transition n’est que la dernière étape d’un processus déjà amorcé : de nombreuses entreprises utilisent déjà la signature électronique, la facture numérisée ou encore l’Échange de Données Informatisé (EDI) dans leurs démarches de facturation.

Le respect de la réglementation n’est qu’un des aspects de la réforme. Pour faciliter l’adhésion des clients, concentrez votre communication sur les avantages de la facture électronique pour leur organisation :

• Diminution des coûts de traitement ;
• Réduction des risques d’erreur et de fraude ;
• Réduction des délais de paiement et d’encaissement des factures ;
• Meilleure communication avec le cabinet ;
• Optimisation du pilotage de la trésorerie ;

5/ Choisir la plateforme de dématérialisation des factures

Dernière étape et pas des moindres : le choix de la plateforme de dématérialisation.

Comme précisé en début d’article, les entreprises devront choisir entre le portail public de facturation (PPF) ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) :

Sans les conseils des experts-comptables, les entreprises risquent de se retrouver par défaut sur la plateforme publique. Or, cette option n’est pas optimale : le PPF ne prévoit pas d’accès dédié pour les experts-comptables pour récupérer les factures. Vos clients devront les récupérer eux-mêmes et vous les envoyer :

Ce qui induit une charge de travail supplémentaire pour vos clients, et un risque de « placardisation » pour le cabinet, s’il est tenu trop à l’écart du circuit de validation des factures.

Pour éviter cela, orientez plutôt vos clients vers une PDP qui vous garantit de conserver l’accès aux données de vos clients et de rester impliqué dans le processus de facturation.

Lorsque vous choisissez une plateforme pour vos clients, assurez-vous qu’elle est conforme aux exigences réglementaires, mais aussi compatible avec leurs outils et les vôtres.

Plateforme de Dématérialisation Partenaire : l'alliance de Libeo et Docaposte

Issue du partenariat stratégique entre Libeo et Docaposte, notre plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) propose aux Experts-comptables et à leurs clients une solution fiable, sécurisée et 100% française pour se mettre en conformité dès aujourd’hui.

Cette PDP certifiée répondra aux exigences de suivi du cycle de vie de la facture, étape par étape, exigées par l'administration fiscale :

L'obligation de réception des e-factures entrera en vigueur dès juillet 2024. Pour les entreprises qui traitent avec des grands groupes pour l'approvisionnement, la question du suivi des statuts va se poser dès juillet 2024. Raison de plus pour commencer dès maintenant à s'en occuper.