Traitement des factures fournisseurs : analyse et optimisation

Le processus de traitement des factures fournisseurs

Analyse du processus de traitement des factures fournisseurs

Le processus de traitement des factures fournisseurs est un ensemble d’étapes qui dure de l’envoi de la facture d’achat par le fournisseur jusqu’à son paiement par le client. Cette procédure comporte généralement 5 étapes :

1. Réception des factures

La première étape consiste à récupérer les factures des fournisseurs. Cela peut se faire par voie postale, par voie électronique ou par un système de transmission électronique de données (EDI).

2. Contrôle des factures

Une fois les factures reçues, elles sont contrôlées pour s’assurer qu’elles sont conformes aux exigences de l’entreprise. Lors du contrôle, il faut vérifier :

• Les mentions obligatoires, comme le nom du fournisseur, la date de la facture, la quantité et la description des produits ou services, le montant de la facture et la TVA applicable.

• La correspondance avec le bon de commande, afin de s’assurer que les produits ou services facturés ont bien été commandés.

• L’absence d’erreurs, telles que des erreurs de frappe, des montants erronés ou des omissions.

En cas d’erreur ou de non-conformité, la facture doit être retournée au fournisseur pour correction.

3. Comptabilisation des factures

Une fois les factures contrôlées, elles doivent être comptabilisées. Cela consiste à enregistrer les informations de la facture dans le système comptable de l’entreprise.

4. Paiement des factures

Une fois les factures comptabilisées, elles doivent être payées. Le processus de paiement varie selon l’entreprise, mais il peut inclure les étapes suivantes :

• Approbation du paiement, par un responsable financier ou un autre responsable autorisé.

• Transmission de la facture au service de trésorerie.

• Paiement de la facture au fournisseur.

5. Archivage des factures

Les factures doivent être archivées pendant une durée légale, généralement de 10 ans sous forme papier ou électronique. L’archivage doit être conçu de façon à garantir la valeur probante des factures tout au long de la durée de conservation.

Les enjeux liés au traitement des factures fournisseurs

Les entreprises sont constamment à la recherche de moyens d’optimiser leurs opérations et de simplifier leurs processus internes. Le traitement des factures fournisseurs est justement l’une des tâches les plus chronophages et sujettes aux erreurs.

Pour être correctement géré, ce processus nécessite plusieurs niveaux d’approbation et de faire transiter les factures par différents départements. Entre le moment de la récupération de la facture d’achat par le client jusqu’à son paiement, il peut s’écouler jusqu’à 8 jours. Le temps de :

• Récupérer les factures une à une, par courrier, mail, PDF, fax, etc.

• Entrer les données une à une, manuellement dans le logiciel comptable

• Jongler entre les différents montants, taux de TVA, escomptes, avoirs, etc.

En l’absence de solution automatisée, ajoutez à cela un coût de traitement des factures : entre 5 € et 10 € par facture pour une facture sortante (envoyée par le fournisseur), et entre 14 € et 20 € pour une facture entrante (reçue par le client).

Comment traiter les factures fournisseurs plus rapidement ?

Pour gagner du temps et réduire les risques d’erreur, le processus de traitement des factures fournisseurs peut être automatisé avec une solution logicielle externe.

L’externalisation du traitement des factures fournisseurs consiste à confier à un tiers les missions de la comptabilité fournisseurs, à savoir :

• la récupération des factures d’achats

• la saisie, l’encodage et l’imputation des factures

• la gestion de la base de données fournisseurs

• la préparation et le déclenchement des paiements

• l’export des factures vers la comptabilité

Cette approche permet aux entreprises de décharger leur personnel interne des tâches administratives liées aux factures fournisseurs, et de se concentrer sur des activités créatrices de valeur.

Comment mettre en place l’externalisation ?

L’externalisation du traitement des factures fournisseurs peut se faire de deux façons :

• En ayant recours aux services d’une plateforme de traitements des factures fournisseurs telle que Libeo. Cette option vous permet de garder le contrôle total du processus de facturation , du début à la fin, tandis que la plateforme s’occupe des tâches répétitives (comme la saisie des factures dans la comptabilité) et vous fournit toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer efficacement vos comptes fournisseurs.

• En déléguant le traitement et le paiement de vos factures à votre expert-comptable, pour traiter vos factures au nom de votre entreprise.

Ces solutions vous permettent de gérer les deux processus en un seul endroit , ce qui vous fait gagner du temps et de l’argent sur les coûts de formation et les ressources nécessaires à la maintenance de deux systèmes distincts.

Traitement automatisé des factures fournisseurs : quels gains ?

Un meilleur système de gestion des paiements récurrents

Pour mieux gérer les paiements récurrents et les volumes de factures importantes, les plateformes de traitement des factures organisent et priorisent les transactions en fonction des dates d’échéances.

Mieux : grâce aux règles d’automatisation, les factures des fournisseurs réguliers sont directement imputées dans la comptabilité générale ou analytique. Les paiements sont programmés à la date convenue et les fournisseurs notifiés de la date de réception des fonds.

La fonction Achats devient créatrice de valeur

Parce qu’il englobe toutes les activités liées à l’approvisionnement en biens et services, depuis la sélection des fournisseurs jusqu’à la gestion des contrats et des paiements, le poste fournisseur occupe une place centrale dans la fonction Achat d’une entreprise. Une gestion efficace de ce poste aura un impact significatif sur les résultats financiers et la compétitivité globale d’une entreprise.

Les systèmes automatisés peuvent gérer les demandes de devis, les commandes, les factures et les paiements de manière efficace. Cela permet aux équipes Achat de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que la négociation des contrats et l’identification de nouvelles opportunités fournisseurs.

L’automatisation du poste fournisseur favorise également le renforcement des relations avec les fournisseurs.

Un contrôle des risques liés au cycle achats fournisseurs

Avec le cycle bancaire, le cycle fournisseur est le processus commercial le plus à risques pour une entreprise :

• Risques liés à la réception des marchandises

• Risque lié à la facturation et au traitement comptable

• Risques liés au paiement des factures

Un traitement automatisé des factures réduit de façon significative le pourcentage de risques :

• Plus d’erreurs liées à la saisie manuelle des données

• Rapprochement automatique de la facture avec son bon de commande/de livraison

• Renforcement de la sécurité des paiements (contrôle des IBAN, authentification à deux facteurs, alerte en temps réel en cas de transaction suspecte)

Schéma du traitement automatisé d'une facture avec Libeo, avec approbation en séquences et double niveau de contrôle.