Comment faire le bilan comptable d’un bar à tapas ?

QU'EST-CE QU'UN BILAN COMPTABLE ?

Le bilan est un état qui montre la situation financière d'une entreprise à un moment donné. Il présente l'actif, le passif et les capitaux propres d'une entreprise.

En d'autres termes, le bilan est un instantané de tous vos actifs, passifs et capitaux propres à une date donnée. C'est comme ouvrir le registre de votre chéquier à un jour donné : vous pouvez voir combien d'argent vous avez sur vos comptes - dans ce cas, votre actif - et combien d'argent vous devez - votre passif.

La différence entre l'actif et le passif s'appelle les capitaux propres. Les fonds propres sont tout ce qui appartient aux propriétaires d'une entreprise après le remboursement de toutes les dettes.

Format du bilan

Le bilan comporte deux sections : l'actif et le passif. L'actif doit s'équilibrer avec le passif à tout moment.

• Les actifs sont les ressources détenues par l'entreprise qui peuvent être converties en espèces dans un délai d'un an. Il s'agit notamment de l'argent liquide, des stocks, des créances (argent que l'on vous doit), des immobilisations (terrains, bâtiments, etc.) et des actifs incorporels (brevets).
• Les passifs sont des dettes que l'entreprise doit à d'autres. Ils comprennent les dettes à court terme (payables en moins d'un an) et les dettes à long terme (payables sur plus d'un an).

Avec le compte de résultat et l'annexe, le bilan est l'un des trois principaux états financiers préparés par les comptables et les auditeurs. C'est d'ailleurs sur le bilan comptable que s’appuient les banques et investisseurs avant d’accorder un prêt bancaire ou une levée de fonds.

Un plan stratégique pour votre bar à tapas

Un bar à tapas n'est pas aussi facile à gérer qu'un café car il possède deux systèmes de vente : la cafétéria et le bar. Une même erreur dans la gestion des deux systèmes affectera sa rentabilité. Pour vous assurer de la solvabilité et de la santé financière de votre entreprise, vous devez en analyser les chiffres : c’est tout l’intérêt du bilan comptable.

Ce document vous permet :

• D'évaluer votre taux d’endettement ;
• De dégager les principaux postes de dépenses ;
• D'estimer taux de solvabilité pour prendre les bonnes décisions ;
• De revoir vos investissements ;
• De solliciter un nouvel apport de la part de vos partenaires financiers.

COMMENT FAIRE LE BILAN COMPTABLE DE SON BAR À TAPAS ?

Pour faire le bilan, nous devons prendre en compte le coût de la nourriture et des boissons, les salaires du personnel et les autres dépenses en général.

Voici cinq éléments sur lesquels vous devriez vous concentrer lorsque vous établissez votre bilan :

1. Dressez la liste de vos biens (ce que vous possédez)
2. Ajuster les soldes de certains comptes
3. Révisez vos comptes
4. Documenter vos travaux
5. Éditez les comptes annuels

Dressez la liste de vos biens (ce que vous possédez)

Avant d’opérer la saisie des opérations comptables, il faut procéder à l’inventaire de votre bar à vin. Vous devez ainsi identifier toutes les marchandises stockées destinées à la vente. Lisez notre fiche pratique pour bien préparer votre inventaire en amont.

L’inventaire doit être réalisé au moins une fois par an à l’occasion de la réalisation de votre bilan comptable pour évaluer vos stocks et vérifier s’ils sont cohérents à l’activité de votre bar. Des erreurs pourraient être le signe de mauvaises saisies comptables, de gaspillage, voire de vol (ce qu’on appelle le coulage en restauration)..

Ajuster les soldes de certains comptes

Vous devez ensuite saisir en comptabilité les écritures des produits et charges constatés d’avance (CPA et CCA). C’est ce qu’on appelle le cut off, la procédure de séparation des exercices.

Vous devez également identifier et comptabiliser vos charges et produits à recevoir. Cela comprend :

• Les produits à recevoir
• Les charges à payer (CAP)
• Les factures non parvenues (FNP)
• Les factures à payer (FAP)
• Les factures à établir (FAE)

Enfin, calculez et enregistrez les dotations aux amortissements de vos immobilisations, les provisions et les charges fiscales (CVAE, IS, etc.).

Réviser vos comptes

Une fois les opérations comptables terminées, vous pouvez passer à l’étape suivante : la justification des comptes. Sont concernés ici :

• Le compte client, et notamment les comptes clients débiteurs ;
• Le compte fournisseur, et notamment les comptes fournisseurs débiteurs ;
• Les comptes de charges et de produits ;
• Les comptes sociaux et fiscaux ;
• Les comptes de trésorerie…

Pour vérifier et justifier les comptes clients et fournisseurs, on procède au préalable à leur lettrage, avant d’éditer le grand livre auxiliaire.

C’est l’état de rapprochement bancaire qui permet de justifier les comptes de trésorerie.

Pour les comptes de charges et de produits, on procède via l’imputation des mouvements comptables pour s’assurer d’avoir la bonne charge/le bon produit dans le bon compte.

Pour justifier les comptes fiscaux, on procède au cadrage de TVA, une technique comptable qui consiste :

• à rapprocher les montants de TVA indiqués dans les déclarations à ceux figurant dans la comptabilité
• À contrôler que le montant de la TVA collectée figurant aux comptes 4457 soit égal au produit du montant du CAHT réalisé par le taux de TVA applicable (cadrage base par taux) ;

Documentez vos travaux

Pensez à documenter vos travaux et à les classer précieusement (dans des classeurs par exemple). L’ensemble des travaux documentés s’appelle un dossier de travail. Vous aurez moins de difficultés à retrouver vos documents comptables le moment venu.

Éditez les comptes annuels

Il ne vous reste désormais plus qu’à déposer le bilan comptable de votre bar à vin et les autres documents qui composent vos comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce dont vous dépendez.

Votre bilan comptable doit contenir :

• Le bilan (compte 1 à 5)
• Le compte de résultat (compte 6 et 7)
• L’annexe comptable

Si vous rencontrez des difficultés à établir votre bilan comptable vous-même, faites appel à un expert-comptable ! Si les chiffres ne vous font pas peur, vous pouvez néanmoins y procéder seul(e), à l’aide d’une solution de gestion des factures clients et fournisseurs adaptée.

Libeo, par exemple, vous fait gagner un temps précieux en vous apportant une solution automatisée pour rattacher le paiement à la comptabilité.

Toutes les factures qui transitent via la plateforme Libeo sont collectées, traitées et archivées selon les normes établies par l’administration fiscale et le code de commerce.

Grâce à ses intégrations comptables, l’outil se synchronise avec votre logiciel de comptabilité pour exporter directement les écritures et vous faire gagner un temps précieux dans la préparation de vos comptes annuels.