logiciel dématérialisation café

Pourquoi utiliser un logiciel de dématérialisation des factures dans son café ?

Si vous êtes gérant(e) d’un café, vous ne le savez que trop bien : la gestion des factures n’est pas toujours évidente, plus encore si vous travaillez avec de multiples fournisseurs.

Pour simplifier cette tâche souvent chronophage, vous pouvez utiliser un logiciel de dématérialisation des factures. Comment s’équiper ? Quels sont les atouts d’un tel outil pour son café ? Libeo vous répond.

DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES : EN QUOI ÇA CONSISTE ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer la facturation papier par un traitement automatisé et une facturation numérique. Les factures peuvent ainsi être numérisées à partir d’un format papier ou établies directement au format PDF ou sous la forme d’un fichier structuré (CSV, XML ou EDI notamment).

L’État a facilité la mise en place de ce nouveau procédé de dématérialisation dès l’année 2010. C’est ainsi que depuis 2020 la norme n’est plus à la facture papier, mais bel et bien à sa version dématérialisée. Toutes les entreprises œuvrant dans le secteur du B2B le savent déjà : elles ont l’obligation d’opter pour la facturation électronique dès 2023. Bien que le timing soit encore large, toutes les entreprises peuvent d’ores et déjà dématérialiser leurs factures.

Bon à savoir : pour être considérée comme dématérialisée sur le plan fiscal, une facture doit être authentique, intègre et lisible. Pour répondre à ces obligations, l’entreprise peut avoir recours à l’EDI (Échange de Données Informatisé), à la signature électronique ou encore à la Piste d’Audit Fiable.

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COMMENT FONCTIONNE UN LOGICIEL DE DÉMATÉRIALISATION DE FACTURES ?

Un logiciel de dématérialisation des factures vous permet de sécuriser votre facturation et de simplifier le travail de la direction financière et de la direction comptable de votre café. Deux solutions sont accessibles sur le marché :

  • Les logiciels de dématérialisation avec achat de licence ;

  • Les solutions de dématérialisation en mode SaaS.

Quelle que soit la formule vers laquelle vous décidez de vous tourner, un logiciel de dématérialisation des factures vous permet, comme son nom l’indique, de dématérialiser les factures fournisseurs, mais également de les collecter, de les traiter et de les payer de manière sécurisée. Un logiciel de dématérialisation des factures permet ainsi d’automatiser toute le cycle de vie de la facture, depuis l’édition par le fournisseur jusqu’au transfert vers la comptabilité.

Bon nombre de ces outils offrent également une intégration à votre logiciel de comptabilité. Grâce à cette compatibilité technique, les factures fournisseurs de votre café sont directement exportées dans le logiciel. Ce transfert facilite la tenue de votre comptabilité.

4 AVANTAGES DE LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES DANS UN CAFÉ

En tant que gérant d’un café, vous avez affaire à des dizaines de fournisseurs qui vous approvisionnent en boissons, matières premières, équipements et produits d’entretien. Si le succès de votre café dépend en grande partie de la qualité du service et des produits proposés, il découle aussi de la bonne gestion des factures fournisseurs.

N° 1 : vous gagnez du temps

Entre la gestion des clients, des stocks, du personnel et celle de votre établissement, vos journées sont déjà bien remplies. Pourquoi les surcharger en gérant manuellement vos factures fournisseurs ? En effet, si vous travaillez avec de nombreux partenaires pour l’approvisionnement, la gestion et le traitement des factures peuvent rapidement empiéter sur votre cœur de métier. C’est du temps en moins que vous pouvez allouer à votre café ou à votre temps libre.

Pour gagner du temps et être le plus efficace possible, vous pouvez équiper votre café d’un logiciel de dématérialisation des factures. Cette solution vous permettra notamment de centraliser, traiter et payer toutes vos factures depuis une seule interface sécurisée. En centralisant l’ensemble de ces pièces comptables dans un seul et même outil, vous aurez une meilleure visibilité sur les paiements en cours ou à venir et sur les dates d’échéance. Grâce à un processus bien établi, vous limiterez les erreurs de saisie, les aller-retour et donc les pertes de temps.

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En vous déchargeant du poids de ces tâches administratives, vous optimisez vos journées et procédez à une meilleure gestion de vos fournisseurs.

N° 2 : vous obtenez une meilleure gestion de la trésorerie

La mauvaise gestion financière est la première cause de fermeture des cafés, bars et restaurants. Et les gérants de café ne sont expert-comptables, ni gestionnaires financiers. Dans la mesure où le traitement des factures est chronophage et demande une énergie que vous n’avez pas toujours, utiliser un logiciel de dématérialisation des factures vous aide à optimiser votre trésorerie.

En effet, vous ne devez régler vos factures ni trop tôt pour ne pas impacter la santé financière de votre café, ni trop tard pour ne pas subir des pénalités financières. C’est essentiel pour assurer la pérennité de votre affaire. En effet, un cumul entre le retard des rentrées d’argent et le règlement trop précoce des factures fournisseurs peut mettre à mal la réussite de votre activité professionnelle.

Les factures fournisseurs ainsi que les factures de vente sont un excellent moyen de visualiser la santé financière de son café. L’enregistrement de ces données vous permet :

  • D’anticiper vos besoins en trésorerie,

  • De réfléchir à votre budget prévisionnel,

  • D’équilibrer vos dépenses et vos recettes,

  • Ou encore d’identifier les postes sur lesquels vous pouvez réaliser des économies.

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Les factures sont la donnée de référence à étudier pour gérer l’activité de votre café.

N° 3 : vous faites des économies conséquentes

En plus d’une meilleure gestion de votre trésorerie, un logiciel de dématérialisation des factures vous permet de réduire vos coûts. Car oui, même avant d’être payées, vos factures vous coûtent déjà cher : le traitement d’une facture papier s’élève à… 14 € en moyenne, contre 4,5 € pour une facture dématérialisée.

Le stockage des factures et leur archivage présentent eux aussi un coût non négligeable. La loi oblige les entreprises à conserver toutes leurs pièces comptables (factures, bons de commande, devis, etc.) pendant au mois 10 ans. Une décennie de factures, ça prend de la place (classeurs, étagères, etc.). En supprimant le format papier, les coûts de gestion de votre café sont ainsi largement réduits.

Enfin, dans la mesure où un logiciel de dématérialisation des factures permet de limiter le risque d’impayé et le risque d’erreur, il vous évite un certain nombre de déconvenues financières. Grâce à cet outil, vous pouvez assurer la pérennité de la santé financière de votre café.

N° 4 : vous améliorez votre relation fournisseurs

Dans le cadre de votre activité, il est essentiel d’entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs. Ils sont vos alliés au quotidien et participent à la réussite de votre activité. Pour assurer une bonne entente avec eux, il est essentiel de régler vos factures fournisseurs en temps et en heure.

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C’est également cette bonne entente qui vous permettra de négocier les tarifs pour améliorer la marge de votre structure. En prouvant votre fiabilité à vos fournisseurs, vous serez plus à même de renouveler les conditions d’un contrat ou de négocier des tarifs pour assurer le succès de votre entreprise.

5 conseils pour négocier efficacement avec un fournisseur

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COMMENT CHOISIR SON LOGICIEL DE DÉMATÉRIALISATION ?

Maintenant que nous avons passé en revue les (nombreux) avantages de passer à la facture dématérialisée, il s’agit de trouver le bon outil. Comme nous l’expliquions en amont, les solutions de dématérialisation se présentent sous deux formats : le logiciel avec achat de licence ou le SaaS (Software as a Service). Pour faire votre choix, il convient de se poser les bonnes questions :

  • Combien de temps passez-vous à gérer les factures au quotidien ?

  • Quel est le coût financier et humain de cette tâche ?

  • À combien estimez-vous le volume des factures à traiter ?

Vous pourrez ainsi évaluer le retour sur investissement de l’outil retenu et les économies potentielles. Prenez en compte votre secteur d’activité : la restauration est un domaine où les gérants ont peu (voire pas) de temps à consacrer à la gestion comptable. C’est là que les solutions Saas comme Libeo se révèlent particulièrement avantageuses. Hébergées sur un serveur externe, les solutions SaaS délestent leurs utilisateurs de toutes les opérations de maintenance et de mises à jour. C’est le fournisseur qui assure non seulement le fonctionnement de l’outil mais également le service après vente.

Libeo est évolutif : vous pouvez ajouter ou supprimer des fonctionnalités en fonction de l’évolution de votre activité. Prenez 2 minutes pour découvrir Libeo, la plateforme de gestion et règlement des factures fournisseurs, demandez votre démo personnalisée !

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