Journée de la Facture Électronique 2023 : ce qu'il fallait retenir

À un an de l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, son contenu demeure une énigme. Un sondage mené par le CSA révèle que 74 % des entreprises pensent qu’une facture électronique peut être envoyée par mail et 66 % estiment qu’il s’agit d’une facture au format PDF.

C’est pour fluidifier l’accompagnement vers la facture électronique et ses impacts que le FNFE-MPE (Forum National de la Facture Électronique), organise tous les ans depuis 10 ans la Journée de la Facture Électronique, un tour d’horizon 360° sur la facture électronique, ancré dans le concret, dédié aux utilisateurs, pour découvrir, échanger, débattre, anticiper et se préparer. 

Orange, opérateur mobile et fournisseur d'accès à Internet

Enjeux de la réforme : 30 millions de factures manuelles à traiter et 240 millions de transactions de vente à traiter en e-reporting, ainsi qu'une grosse opération de migration pour ses clients B2G vers le PPF. En interne, l'un des principaux enjeux est de saisir toutes les complexités de la réforme, se mettre en conformité et déployer tous les outils nécessaires. En parallèle, on trouve un enjeu de simplification et de maîtrise des coûts. Enfin, il existe chez Orange un vaste enjeu d'accompagnement métier, du fait du volume important des clients et de la diversité des clients à adresser (PME, grands comptes, etc.)

Points sensibles: le traitement des rejets de factures, le lisible des factures, la transformation de la relation digitale avec ses clients.

Bénéfices attendus : amélioration du processus de facturation (accélération du prélèvement automatique, réduction des coûts et des délais de paiement), amélioration de l'expérience client, plus fluide et moins silotée.

Format / Outils retenus : UBL, PPF

Comment Orange se prépare à la facture électronique ?

Pour amorcer la réforme, Orange participe à la phase pilote afin d'éprouver le dispositif et s'associer avec plusieurs PDP.

Compte tenu de la volumétrie de ses clients et de l'impact sur son organisation au global, Orange a commencé à s'intéresser à la réforme en 2021. Pour Inès Dupont Allais, Directrice IT du programme de généralisation de la facture électronique chez Orange, le projet s'est avéré beaucoup plus complexe, technique et fiscal que prévu. Le groupe a procédé à l'inventaire de ses SI facturiers et de ses filiales. Cet état des lieux lui a permis de mieux mesurer l'ampleur du changement mais aussi de mieux maîtriser et lisser les investissements à venir.

Dassault System, éditeur de solutions de CAO, PDM et PLM

Enjeux de la réforme : 150 000 factures en émission, 20 000 factures en réception sur une large couverture pays et certifications.

Points sensibles : la diversité des pratiques européennes, la capture de factures.

Bénéfices attendus : le cycle de vie et les statuts, garants d'une meilleure transparence et visibilité. Une fluidification de la relation client / fournisseur.

Format / Outils retenus : PDP

Comment Dassault System se prépare à la facture électronique ?

En parallèle d'une veille technologique, le groupe a structuré une équipe projet qui regroupe la partie client et fournisseur, les fonctions fiscales et techniques et un candidat PDP. Pour chaque pays / projet concerné, l'équipe met en place des initiatives adaptées. Pour être plus pro-actif dans sa préparation, Dassault System a candidaté pour participer à la phase pilote et tester des cas d'usage, clients et fournisseurs.

Equovive, cabinet d'expertise-comptable à taille humaine

Basé à Lyon, Equovive compte 8 collaboratrices et 180 clients, essentiellement TPE-PME.

Enjeux de la réforme : faire en sorte que tout son portefeuille de client soit prêt pour l'échéance 2026. Il s'agit donc de faire adhérer sa clientèle à sa solution de facture électronique.

Points sensibles : l'impact de la réforme sur la relation entre l'entreprise et son expert-comptable

Format / Outils retenus : PDP

Comment Equovive se prépare à la facture électronique ?

Le cabinet a commencé à s'intéresser à la facture électronique en 2019, lors du Congrès des Experts-Comptables. Dès 2021, le cabinet a commencé à tester la facture dématérialisée en flux entrant, puis chez l'un de ses clients pour qui il effectue des missions de DAF externalisé.

Le Comité professionnel du pétrole (CPDP)

Composé d'une cinquantaine de membres, le CPDP est une association ayant pour but de diffuser de l'information, d’assurer une veille réglementaire et de fournir des services mutualisés à la profession pétrolière. L'association permet à l'ensemble des distributeurs pétroliers français (une centaine de sociétés) de s'échanger des produits pétroliers, notamment les camions de chargement des dépôts, via un centre serveur, depuis lesquels les sociétés passent commande.

Enjeux de la réforme : communiquer efficacement auprès de l'ensemble de la profession sur le bien-fondé de leur solution.

Points sensibles : les spécificités de la facturation dans le secteur pétrolier, qui nécessitent des systèmes de rapprochement automatisés et une Piste d'Audit Fiable.

Bénéfices attendus : développer et faire adhérer l'ensemble des pétroliers au CPDP pour créer une norme commune d'échange de produits.

Format / Outils retenus : PDP

La French Audit, cabinet d'expertise-comptable et commissaire aux comptes

Basé à Nantes, le cabinet La French Audit compte 17 collaborateurs. Le nom de la société fait écho à la French Tech, en raison de l’accent que met le cabinet sur l’innovation et le digital.

Enjeux de la réforme : accompagner ses clients dans la formation et la conduite du changement.

Points sensibles : la collecte manuelle des factures, qui comporte beaucoup de failles dans le RGPD.

Bénéfices attendus : le gain de temps sur le traitement des opérations et la saisie automatisée des factures.

Format / Outils retenus : PDP

Comment la French Audit se prépare à la facture électronique ?

Le cabinet mène des campagnes de communication active auprès des clients depuis 2 ans, sous forme de newsletters, mails, webinaires, etc. Depuis 2021, tout nouveau client est basculé sur la solution de dématérialisation du cabinet.

Premier constat, il existe plusieurs niveaux d’interopérabilité :

• Sur les formats : transmettre toutes les données sur la même base sémantique.
• Sur la transmission : s’assurer de la bonne réception par le destinataire final.
• Sur l’adressage : trouver facilement et automatiquement où et par quel moyen atteindre le destinataire.
• Sur le suivi : disposer pour l’émetteur d’information sur le statut de traitement de ses factures.
• Sur la conformité : s’assurer que l’interopérabilité garantit une conformité de bout en bout (intégrité du contenu, authentification de l’origine, lisibilité)
• Sur la portabilité : pouvoir changer de prestataire sans impact lourd de paramétrage de migration.

Tout l’enjeu est de s’assurer que les PDP puissent se connecter à la fois sur l’émission des factures et sur le retour des statuts :

Autrement dit, il est demandé aux PDP d’être interopérées avec leur réseau étendu, à savoir les destinataires de leurs clients émetteurs. Sauf activité en réseau fermé, il s’agit d’une obligation d’interopérabilité avec toutes les autres PDP ouvertes.

L'enjeu va même plus loin car il va s'agir d'interopérer les systèmes de gestion internes des entreprises avec les PDP et le PPF. Sur ce point, le FNFE recommande l'utilisation d'API standards. Ces connecteurs garantissent la compatibilité avec les OD et les systèmes de gestion tiers.

Traitez le sujet dès aujourd’hui

Cette réforme structurante va bouleverser les process et habitudes des entreprises. Il est important de ne pas sous-estimer ses impacts et ses enjeux. D’où l’intérêt de mettre en place une préparation interne et avec ses partenaires dès aujourd’hui.

Bien prendre la mesure de la réforme ; à savoir que si beaucoup d’entreprises ont déjà dématérialisé une partie de leurs flux, c’est la totalité des flux, entrants et sortants, qui va être impactée. Il n’y aura plus d’échange de factures direct entre client et fournisseur.

Cela implique d’informer ses fournisseurs sur les données de routage de ses factures (SIREN, SIRET, etc.) et de tenir à jour l’annuaire.

Abordez la conformité fiscale

La facturation électronique ne se limite pas l’e-invoicing. Des quatre volets, c’est sans doute le e-reporting qui va donner le plus de fil à retordre aux entreprises. Notamment sur la partie gestion et transmission des statuts tout au long du cycle de vie de la facture.

Prenez en compte également les nouvelles mentions obligatoires à apposer sur les factures.

Recensez les acteurs concernés de l’entreprise de manière exhaustive

La question va se poser de savoir qui est concerné par la facturation électronique au quotidien : CEO, expert-comptable, DAF, contrôleur de gestion, Facturation, fonction Achats, etc. Il est important de nommer des personnes références et constituer des groupes de travail en interne. La définition et mise en place de mesures de soutien est essentielle pour préparer les équipes et ne pas surcharger leur quotidien. Organisez un projet transverse et pluridisciplinaire.

Faites l’inventaire de vos cas d’usage et pratiques internes

Bien cartographier tous vos flux de facture est le meilleur moyen de choisir sa future plateforme de facturation électronique. La réforme porte sur les factures, mais aussi les notes de frais, les acomptes, avoirs, l’auto-facturation, les factures pro-forma, etc.

Recensez les pratiques et services de vos partenaires

Il est capital d’interroger vos partenaires sur le périmètre de la réforme qu’ils vont gérer. Par partenaires, on entend les éditeurs de logiciels, ERP, BPO, opérateurs de dématérialisation et autres partenaires que vous utilisez au quotidien. Comment se positionnent-ils par rapport à la réforme ? Quels services ont-ils à proposer ? À quelle échéance ? Quel budget cela va-t-il représenter ?

Dans les cabinets d’expertise-comptable : s’informer et se former

Le rôle prépondérant de l’expert-comptable dans la mise en place de la réforme chez ses clients implique d’être en avant sur les solutions de dématérialisation et d’intervenir en amont chez le client. L’enjeu étant d’avoir le moins de plateformes possible à gérer, et donc de mettre en place une gestion transverse et centralisée des factures.

En matière de gestion de trésorerie, la facturation électronique amène son lot de nouveautés, notamment en fin de cycle :

• Les factures au statut « Rejetée », et donc non acheminées jusqu’au client final, ce qui allonge les délais de règlement et augmente le Besoin en Fonds de Roulement (BFR).
• Le statut « Encaissée » qui rend le rapprochement bancaire obligatoire, en émission comme en réception.
• Le statut « Paiement transmis » détenu par la banque, qui apporte une nouvelle information sur le suivi des factures et donne une estimation du délai de paiement attendu ainsi qu’une meilleure visibilité sur les flux de trésorerie à venir.
• En matière de factoring, le statut « Refusée » qui permet d’être plus réactif sur le financement. Ce sera la mission du Factor de gérer les relances et d’aller chercher les raisons du refus.

Cette standardisation va amener un meilleur respect des délais des paiements, et faciliter l’introduction de solutions de paiement comme Request-to-Pay (RTP) et Buy Now Pay Later (BNPL), qui permet de déclencher des paiements fractionnés et à débit différés, paiement groupé, etc.. L’objectif final étant de permettre aux entreprises d’encaisser mieux et plus vite.