enregistrer règlement fournisseur

Comment faire l’enregistrement du règlement fournisseur ?

Les entreprises reçoivent chaque jour de nouvelles factures fournisseurs. L’enregistrement du paiement au fournisseur est l’un des processus de base du service comptable, il est nécessaire de connaître la bonne façon de le traiter pour éviter les erreurs.

Les paiements des fournisseurs constituent la principale source de trésorerie d’une entreprise. Sans paiement, pas d’activité. Le paiement des fournisseurs est l’une des transactions les plus courantes du système comptable. Cet article vous explique comment enregistrer étape par étape le paiement de votre fournisseur.

Les étapes de l’enregistrement du règlement fournisseur

Une entreprise peut faire face à des centaines de factures fournisseurs en fonction du secteur d’activité sur lequel elle évolue. Pour assurer sa réussite, elle doit entretenir d’excellents rapports avec ses fournisseurs. Si tel n’est pas le cas, l’impact sur l’entreprise peut être conséquent.

Pour engager des relations pérennes avec les fournisseurs, il est indispensable de suivre l’enregistrement des règlements fournisseurs. La première chose à faire ? Vérifier que les factures sont en règle.

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Contrôler la facture fournisseur

Dès réception de la facture transmise par le fournisseur, l’entreprise doit la vérifier pour s’assurer qu’il n’y a aucune erreur. Elle est comparée au bon de commande et au devis qui avaient été fournis pour s’assurer de son authenticité.

Lire aussi : Mentions obligatoires des factures : êtes-vous à jour ?

Une fois que ces tâches sont réalisées, l’entreprise doit vérifier que la facture comporte toutes les informations légales. Elle doit notamment faire apparaître un numéro unique, les coordonnées de chaque partie, le montant HT et TTC à régler, l’identification du bien vendu ou de la prestation réalisée, ou encore le taux de pénalités à payer en cas de retard.

Une fois que la facture a été vérifiée et que son authenticité a été confirmée, le règlement fournisseur peut être enregistré dans la comptabilité de l’entreprise.

Procéder à l’enregistrement du règlement fournisseur

Le règlement de la facture fournisseur doit être enregistré dans le journal comptable de l’entreprise. Il apparaîtra alors dans :

  • Les comptes 607 (achat de marchandise), 44566 (TVA déductible) et 401 (fournisseurs) si l’entreprise achète une marchandise. Le montant HT sera débité du compte 607, le montant de la TVA sera débité du compte 44566 et le montant TTC sera crédité au compte 401.

  • Les comptes 601 ou 607 si elle investit dans des matières premières.

  • Les comptes 602 ou 606 si elle fait l’acquisition d’un service.

Si vous êtes un client fidèle, vous bénéficiez peut-être d’avantages financiers de la part de vos fournisseurs. Si ces derniers vous accordent une remise, il faudra créditer le montant de la remise au compte 607 « achat de marchandises ». Si ces derniers vous accordent un escompte, celui-ci doit être crédité au compte 766.

Pour enregistrer un règlement fournisseur, plusieurs éléments doivent être inscrits au journal comptable, comme le numéro de la facture concernée, sa date d’émission, le montant de la facture ou encore un libellé.

Afin d’éviter toute erreur lors de la comptabilisation d’un règlement fournisseur, il est préférable d’utiliser un logiciel de comptabilité adapté. Pour aller plus loin, il est également possible de solliciter l’aide d’un professionnel qui pourra réaliser l’enregistrement du règlement fournisseur à la place du dirigeant de l’entreprise.

Enregistrer un virement ou un paiement en espèces

L’enregistrement du règlement fournisseur par virement

La majorité des entreprises privilégient le virement bancaire pour procéder au règlement des factures fournisseurs. Les fonds parviennent plus rapidement aux partenaires de l’entreprise. Un véritable avantage pour entretenir de bonnes relations avec ses fournisseurs.

Un règlement effectué par virement doit être enregistré en comptabilité le jour même de l’ordre de virement. Pour procéder à l’enregistrement, le compte 401 « Fournisseurs » doit être débité, puis le compte 512 « Banque » crédité.

Si le virement est effectué via PayPal, l’enregistrement du règlement fournisseur se fait de la manière suivante :

L’enregistrement du règlement fournisseur en espèces

Une entreprise ne peut pas régler une facture fournisseur en espèces si la somme excède le montant de 1 000 €. Les règlements en espèce sont en effet très encadrés par la loi française.

Une entreprise qui effectue un règlement en espèces doit l’enregistrer dans sa comptabilité dès réception des fonds. Elle doit ainsi débiter le compte 401 « fournisseurs » puis créditer le compte 530 « Caisse » du montant réglé.

L’enregistrement du règlement fournisseur est une tâche qui peut s’avérer simple de prime abord. En réalité, elle est chronophage, tout particulièrement si de nombreux enregistrements doivent être réalisés et que l’entreprise travaille avec de multiples fournisseurs.

Dans ce cas, il peut être judicieux de se tourner vers un logiciel de gestion des factures fournisseurs afin de gagner du temps, notamment grâce à l’automatisation de la transmission des écritures comptables.

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  • Collecte et centralisation automatique des factures fournisseurs

  • Contrôle des factures lors de l’import

  • Dématérialisation instantanée des factures

  • Workflow de validation en équipe et personnalisation des rôles

  • Paiements des factures en un clic et sans IBAN (immédiats, programmés, partiels…)

  • Intégration avec les plus grands éditeurs comptables du marché

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