FICHE PRATIQUE
Pourquoi la facture électronique va-t--elle devenir la norme en France ? Quels sont les avantages de ce format ? Comment faire une facture électronique ? Les réponses dans notre fiche pratique.
La facturation électronique devait devenir obligatoire entre 2023 et 2025. La loi de finances 2021 a décalé cette transition à la période 2024-2026.
Le processus comptable est entièrement automatisé, comme l'illustre le schéma ci-dessous :
L'obligation de facturation électronique concerne toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Afin de tenir compte des besoins des différentes structures, le déploiement de la réforme se fera de façon progressive entre 2024 et 2026 :
Spécialiste de la dématérialisation des factures, Libeo vous aide à préparer votre entreprise à l'arrivée de la facture électronique.
Facture électronique
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Issue du partenariat stratégique entre Libeo et Docaposte, notre plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) propose une solution fiable et sécurisée pour se mettre en conformité dès aujourd’hui.
Soyez prêts avec LibeoL’ordonnance n° 2020-1190 du septembre 2021 définit ainsi la facture électronique :
« Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures “papier” ou du PDF ordinaire. »
Attention donc à ne pas confondre la facture électronique avec :
Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique. Elle a la même valeur juridique qu'une facture papier. Elle doit contenir les mêmes mentions obligatoires et garantir :
Pour qu’une facture soit reconnue comme « électronique », elle doit respecter ces trois principes. Au niveau des formats, les trois formats officiels sont :
CHECKLIST
CIRCUITS DE VALIDATION DES FACTURES : LES AVANTAGES ET ÉTAPES CLÉS
Découvrez les avantages des circuits de validation et comment les mettre en place au sein de votre organisation.
Télécharger la checklistPour dématérialiser leurs factures, les entités concernées peuvent choisir entre :
En complément, elles peuvent passer par un opérateur de dématérialisation pour renforcer la connexion entre leurs services comptables et la plateforme de dématérialisation.
ASTUCE
Pour optimiser au maximum vos flux d'approbation des factures, optez pour une solution de dématérialisation incluant une fonctionnalité de paiement et d'export-comptable.
Une plateforme de dématérialisation agit à la fois comme propriétaire du matériel et fournisseur de service. Ses fonctionnalités incluent :
Source: Dossier de specifications externes de la facturation electronique
Le tableau ci-dessous détaille les modalité des statuts du cycle de vie de la facture électronique
Statut | Modification du statut | Événement déclencheur | Statut obligatoire ? | Producteur |
---|---|---|---|---|
Déposée | Automatique | Le fournisseur a déposé une facture OU un avoir sur le portail de facturation (PPF) ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) | Oui | Fournisseur |
Émise par la plateforme | Automatique | La facture a été prise en charge par la plateforme du fournisseur et est émise à destination de l’acheteur | Non | Plateforme fournisseur |
Reçue par la plateforme | Automatique | La facture est reçue par le PPF ou la PDP mais n’est pas encore mise à disposition de son client | Non | Plateforme acheteur |
Mise à disposition | Automatique | La facture est mise à disposition de l’acheteur sur le PPF ou sur sa PDP | Non (mais conseillé) | Plateforme acheteur |
Prise en charge | Manuelle | La facture est acceptée par l’acheteur | Non (mais conseillé) | Acheteur |
Approuvée | Manuelle | La facture est traitée totalement par l’acheteur | Non (mais conseillé) | Acheteur |
Approuvée partiellement | Manuelle | La facture est traitée partiellement par l’acheteur. Ce traitement partiel peut donner lieu à un avoir | Non (mais conseillé) | Acheteur |
En litige | Manuelle | Un différend est constaté sur la facture. Ce désaccord peut se solder in fine par un refus ou par une approbation de l’acheteur. | Non | Acheteur |
Suspendue | Manuelle | Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Les données de la facture restent inchangées. | Non | Acheteur |
Complétée | Manuelle | La facture est complétée lorsque le fournisseur ajoute une pièce-jointe ou un commentaire à une facture au statut = suspendue ? | Non | Fournisseur |
Refusée | Manuelle | La facture est refusée par le destinataire pour des raisons métiers | Oui | Acheteur |
Paiement transmis | Manuelle | Le flux de virement a été envoyé au fournisseur | Non (mais conseillé) | Acheteur |
Encaissée | Manuelle | Le fournisseur a reçu le paiement de la facture. | Oui, pour les prestations de services hors TVA sur les débits et hors opérations auto-liquidées | Acheteur |
Rejetée | Automatique | La facture pourra être rejetée par la plateforme automatiquement pour des raisons techniques (Ex : format, non-respect de la norme,…) | Oui | Acheteur |
Notez que, selon les outils, on peut trouver des fonctionnalités supplémentaires telle que la collecte automatique, le rapprochement bancaire ou encore l’export des factures vers la comptabilité.
Comment choisir sa solution de dématérialisation ? Voici quelques conseils pour faire le bon choix :