c'est quoi une facture électronique

FICHE PRATIQUE

C'est quoi, une facture électronique ?

Pourquoi la facture électronique va-t--elle devenir la norme en France ? Quels sont les avantages de ce format ? Comment faire une facture électronique ? Les réponses dans notre fiche pratique.

Facture électronique : obligation et opportunité

La facturation électronique devait devenir obligatoire entre 2023 et 2025. La loi de finances 2021 a décalé cette transition à la période 2024-2026.

Factures électroniques : ses avantages

  • Rapide : envoi et réception son quasi immédiats. À terme, les délais de paiement sont plus courts.

  • Économique : la facture électronique supprime tout besoin d'impression, d'envoi postal, d'archivage physique, etc.

  • Sécurisée : les erreurs de saisie par des intermédiaires sont supprimées et le suivi de transmission est transparent

  • Écologique : ni papier ni transport

Moins de tâches administratives nécessaires : les procédures comptables sont automatisées.

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Comment faire une facture électronique ?

L’ordonnance n° 2020-1190 du septembre 2021 définit ainsi la facture électronique :

« Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures “papier” ou du PDF ordinaire. »

Attention donc à ne pas confondre la facture électronique avec :

  • Une facture scannée ;

  • OU éditée à l’aide d’un logiciel et envoyée par mail.

  • OU imprimée puis numérisée lors de son émission (on parle alors de facture dématérialisée).

Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique.

Le format, qui peut être un EDI (Échange de Données Informatiques) ou hybride (Factur-X) doit absolument garantir :

  • L’intégrité des données,

  • Leur authenticité

  • Leur exhaustivité

Pour qu’une facture soit reconnue comme « électronique », elle doit remplir ces trois conditions. Partant de là, il existe trois façons de faire une facture électronique :

  • La norme sécurisée : échange de données informatisées EDI, format XML, fichier PDF joint, progiciel de gestion intégrée… ;

  • La signature électronique (avec certificat électronique qualifié) qui valide le procédé dématérialisé de facturation ;

  • La mise en place d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) entre la facture émise ou reçue et la livraison de biens ou de prestations de services. Cette option implique que des contrôles documentés et permanents sont mis en place tout au long du cycle de validation et de paiement de la facture.

Comment dématérialiser une facture ?

Pour dématérialiser vos factures, la solution varie selon que votre entreprise relève du secteur public ou privé :

  • Votre entreprise relève du secteur public : vous devez déposer vos factures en utilisant la plateforme Chorus Pro.

  • Votre entreprise relève du secteur privé : vous devez déployer une solution de dématérialisation des factures en interne.

ASTUCE

Pour optimiser au maximum vos flux d'approbation des factures, optez pour une solution de dématérialisation incluant une fonctionnalité de paiement et d'export-comptable.

Une plateforme de dématérialisation agit à la fois comme propriétaire du matériel et fournisseur de service. Ses fonctionnalités incluent :

  • La transmission de facture sous format dématérialisé du fournisseur vers le client ;

  • L’extraction des données en vue de les transmettre à l’administration fiscale.

Lire aussi : Comment fonctionne l’extraction de données par OCR ?

Comment choisir sa solution de dématérialisation de facture ?

Notez que, selon les outils, on peut trouver des fonctionnalités supplémentaires telle que la collecte automatique, le rapprochement bancaire ou encore l’export des factures vers la comptabilité.

Comment choisir sa solution de dématérialisation ? Voici quelques conseils pour faire le bon choix :

  • Effectuer un benchmark des solutions du marché pour repérer celles qui proposent des offres adaptées à votre secteur d’activité et vos obligations comptables.

  • Préférez les formules « Software as a service » qui proposent des solutions de paiements mensuelles évolutives et l’hébergement des données sur le Cloud, aux logiciels nécessitant une licence et une maintenance en interne.

  • Opter pour des solutions « clé-en-main » simples à déployer, avec un service client réactif.

  • Choisir un prestataire compatible avec votre système d’exploitation et votre logiciel comptable.

  • Limiter la recherche aux sociétés certifiées « SAS 70 » qui garantit la sécurité des données.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

Les premiers concernés par décret du 18 juillet 2019 ont été :

  • les titulaires de marchés publics et leurs sous-traitants

  • les acheteurs et autorités concédantes soumis au code de la commande publique

  • les titulaires de contrats de concession

Depuis le 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises (PME) sont dans l’obligation de transmettre leurs factures par voie électronique pour les marchés publics. L’objectif étant que l’ensemble des entreprises soit en mesure de réceptionner les factures électroniques via un opérateur privé ou la plateforme Chorus Pro.

Lire aussi : Comment déposer une facture sur Chorus Pro ?

Concernant l’émission de factures dans le secteur privé, la facture électronique deviendra obligatoire entre 2024 et 2026 :

  • 2024 : les entreprises de plus de 5 000 salariés et les personnes publiques

  • 2025 : les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire)

  • 2026 : PME (Petites et Moyennes Entreprises), TPE (Très Petites Entreprises) et les micro-entreprises

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