facture électronique

FICHE PRATIQUE

C'est quoi, une facture électronique ?

Pourquoi la facture électronique va-t--elle devenir la norme en France ? Quels sont les avantages de ce format ? Comment faire une facture électronique ? Les réponses dans notre fiche pratique.

Facture électronique : obligation et opportunité

La facturation électronique devait devenir obligatoire entre 2023 et 2025. La loi de finances 2021 a décalé cette transition à la période 2024-2026.

Factures électroniques : ses avantages

  • Rapide : envoi et réception son quasi immédiats. À terme, les délais de paiement sont plus courts.
  • Économique : la facture électronique supprime tout besoin d'impression, d'envoi postal, d'archivage physique, etc.
  • Sécurisée : les erreurs de saisie par des intermédiaires sont supprimées et le suivi de transmission est transparent
  • Écologique : ni papier ni transport

Le processus comptable est entièrement automatisé, comme l'illustre le schéma ci-dessous :

Facture électronique : avant et après

Qui est concerné par la facture électronique ?

L'obligation de facturation électronique concerne toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Afin de tenir compte des besoins des différentes structures, le déploiement de la réforme se fera de façon progressive entre 2024 et 2026 :

Calendrier de la facture électronique
Spécialiste de la dématérialisation des factures, Libeo vous aide à préparer votre entreprise à l'arrivée de la facture électronique.

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Facture électronique

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Comment faire une facture électronique ?

L’ordonnance n° 2020-1190 du septembre 2021 définit ainsi la facture électronique :

« Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures “papier” ou du PDF ordinaire. »

Attention donc à ne pas confondre la facture électronique avec :

  • Une facture scannée ;
  • OU éditée à l’aide d’un logiciel et envoyée par mail.
  • OU imprimée puis numérisée lors de son émission (on parle alors de facture dématérialisée).

Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique. Elle a la même valeur juridique qu'une facture papier. Elle doit contenir les mêmes mentions obligatoires et garantir :

  • L’intégrité du contenu
  • L'authenticité de l'origine
  • La lisibilité

Pour qu’une facture soit reconnue comme « électronique », elle doit respecter ces trois principes. Au niveau des formats, les trois formats officiels sont :

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CHECKLIST

CIRCUITS DE VALIDATION DES FACTURES : LES AVANTAGES ET ÉTAPES CLÉS

Découvrez les avantages des circuits de validation et comment les mettre en place au sein de votre organisation.

Télécharger la checklist

Comment dématérialiser une facture ?

Pour dématérialiser leurs factures, les entités concernées peuvent choisir entre :

En complément, elles peuvent passer par un opérateur de dématérialisation pour renforcer la connexion entre leurs services comptables et la plateforme de dématérialisation.

ASTUCE

Pour optimiser au maximum vos flux d'approbation des factures, optez pour une solution de dématérialisation incluant une fonctionnalité de paiement et d'export-comptable.

Une plateforme de dématérialisation agit à la fois comme propriétaire du matériel et fournisseur de service. Ses fonctionnalités incluent :

  • L'e-invoicing : la transmission de facture sous format dématérialisé du fournisseur vers le client ;
  • L'e-reporting : l’extraction des données en vue de les transmettre à l’administration fiscale.

Cycle de vie et statuts d'une facture électronique

Cycle de vie d'une facture
Source: Dossier de specifications externes de la facturation electronique

Les différents statuts de la facture électronique

Le tableau ci-dessous détaille les modalité des statuts du cycle de vie de la facture électronique

StatutModification du statut Événement déclencheurStatut obligatoire ?Producteur
DéposéeAutomatiqueLe fournisseur a déposé une facture OU un avoir sur le portail de facturation (PPF) ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaire (PDP)OuiFournisseur
Émise par la plateformeAutomatiqueLa facture a été prise en charge par la plateforme du fournisseur et est émise à destination de l’acheteurNonPlateforme fournisseur
Reçue par la plateformeAutomatiqueLa facture est reçue par le PPF ou la PDP mais n’est pas encore mise à disposition de son client NonPlateforme acheteur
Mise à dispositionAutomatiqueLa facture est mise à disposition de l’acheteur sur le PPF ou sur sa PDPNon (mais conseillé)Plateforme acheteur
Prise en chargeManuelleLa facture est acceptée par l’acheteurNon (mais conseillé)Acheteur
ApprouvéeManuelleLa facture est traitée totalement par l’acheteurNon (mais conseillé)Acheteur
Approuvée partiellementManuelleLa facture est traitée partiellement par l’acheteur. Ce traitement partiel peut donner lieu à un avoirNon (mais conseillé)Acheteur
En litigeManuelleUn différend est constaté sur la facture. Ce désaccord peut se solder in fine par un refus ou par une approbation de l’acheteur. NonAcheteur
SuspendueManuelleLe traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Les données de la facture restent inchangées. NonAcheteur
ComplétéeManuelleLa facture est complétée lorsque le fournisseur ajoute une pièce-jointe ou un commentaire à une facture au statut = suspendue ? NonFournisseur
RefuséeManuelleLa facture est refusée par le destinataire pour des raisons métiers OuiAcheteur
Paiement transmisManuelleLe flux de virement a été envoyé au fournisseurNon (mais conseillé)Acheteur
EncaisséeManuelleLe fournisseur a reçu le paiement de la facture.Oui, pour les prestations de services hors TVA sur les débits et hors opérations auto-liquidéesAcheteur
RejetéeAutomatiqueLa facture pourra être rejetée par la plateforme automatiquement pour des raisons techniques (Ex : format, non-respect de la norme,…)Oui Acheteur

Comment choisir sa solution de dématérialisation de facture ?

Notez que, selon les outils, on peut trouver des fonctionnalités supplémentaires telle que la collecte automatique, le rapprochement bancaire ou encore l’export des factures vers la comptabilité.

Comment choisir sa solution de dématérialisation ? Voici quelques conseils pour faire le bon choix :

  • Effectuer un benchmark des solutions du marché pour repérer celles qui proposent des offres adaptées à votre secteur d’activité et vos obligations comptables.
  • Préférez les formules « Software as a service » qui proposent des solutions de paiements mensuelles évolutives et l’hébergement des données sur le Cloud, aux logiciels nécessitant une licence et une maintenance en interne.
  • Opter pour des solutions « clé-en-main » simples à déployer, avec un service client réactif.
  • Choisir un prestataire compatible avec votre système d’exploitation et votre logiciel comptable.
  • Limiter la recherche aux sociétés certifiées « SAS 70 » qui garantit la sécurité des données.
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