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Libeo, la solution de gestion
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Facture électronique : obligation et opportunité
La facturation électronique devait devenir obligatoire entre 2023 et 2025. La loi de finances 2021 a décalé cette transition à la période 2024-2026.
Factures électroniques : ses avantages
- Rapide : envoi et réception son quasi immédiats. À terme, les délais de paiement sont plus courts.
- Économique : la facture électronique supprime tout besoin d'impression, d'envoi postal, d'archivage physique, etc.
- Sécurisée : les erreurs de saisie par des intermédiaires sont supprimées et le suivi de transmission est transparent
- Écologique : ni papier ni transport
Le processus comptable est entièrement automatisé, comme l'illustre le schéma ci-dessous :
Qui est concerné par la facture électronique ?
L'obligation de facturation électronique concerne toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Afin de tenir compte des besoins des différentes structures, le déploiement de la réforme se fera de façon progressive entre 2024 et 2026 :
La plateforme 100% Française
Pilote de la facture électronique
En choisissant Libeo, vous êtes prêts pour l'échéance de la facture électronique avec une solution sécurisée et 100% française, issue du partenariat stratégique entre Libeo et Docaposte.
Comment faire une facture électronique ?
L’ordonnance n° 2020-1190 du septembre 2021 définit ainsi la facture électronique :
« Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures “papier” ou du PDF ordinaire. »
Attention donc à ne pas confondre la facture électronique avec :
- Une facture scannée ;
- OU éditée à l’aide d’un logiciel et envoyée par mail.
- OU imprimée puis numérisée lors de son émission (on parle alors de facture dématérialisée).
Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique. Elle a la même valeur juridique qu'une facture papier. Elle doit contenir les mêmes mentions obligatoires et garantir :
- L’intégrité du contenu
- L'authenticité de l'origine
- La lisibilité
Pour qu’une facture soit reconnue comme « électronique », elle doit respecter ces trois principes. Au niveau des formats, les trois formats officiels sont :
- Le format Factur-X, qui combine un fichier PDF et un fichier XML
- Le format Universal Business Language (UBL)
- Le format Cross Industry Invoice (CII)
Dématérialisez 100% de vos documents et leurs données, sans y penser
Automatisez la collecte et le rapprochement de vos factures, avoirs, bons de commande et mettez fin erreurs de saisie, grâce à notre technologie de reconnaissance de caractères.
Comment dématérialiser une facture ?
Pour dématérialiser leurs factures, les entités concernées peuvent choisir entre :
- Le Portail Publique de Facturation (PPF) ;
- Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée par l'État.
En complément, elles peuvent passer par un opérateur de dématérialisation pour renforcer la connexion entre leurs services comptables et la plateforme de dématérialisation.
ASTUCE
Pour optimiser au maximum vos flux d'approbation des factures, optez pour une solution de dématérialisation incluant une fonctionnalité de paiement et d'export-comptable.
Une plateforme de dématérialisation agit à la fois comme propriétaire du matériel et fournisseur de service. Ses fonctionnalités incluent :
- L'e-invoicing : la transmission de facture sous format dématérialisé du fournisseur vers le client ;
- L'e-reporting : l’extraction des données en vue de les transmettre à l’administration fiscale.
Cycle de vie et statuts d'une facture électronique
Les différents statuts de la facture électronique
Le tableau ci-dessous détaille les modalité des statuts du cycle de vie de la facture électronique
| Statut | Modification du statut | Événement déclencheur | Statut obligatoire ? | Producteur |
|---|---|---|---|---|
| Déposée | Automatique | Le fournisseur a déposé une facture OU un avoir sur le portail de facturation (PPF) ou sur sa plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) | Oui | Fournisseur |
| Émise par la plateforme | Automatique | La facture a été prise en charge par la plateforme du fournisseur et est émise à destination de l’acheteur | Non | Plateforme fournisseur |
| Reçue par la plateforme | Automatique | La facture est reçue par le PPF ou la PDP mais n’est pas encore mise à disposition de son client | Non | Plateforme acheteur |
| Mise à disposition | Automatique | La facture est mise à disposition de l’acheteur sur le PPF ou sur sa PDP | Non (mais conseillé) | Plateforme acheteur |
| Prise en charge | Manuelle | La facture est acceptée par l’acheteur | Non (mais conseillé) | Acheteur |
| Approuvée | Manuelle | La facture est traitée totalement par l’acheteur | Non (mais conseillé) | Acheteur |
| Approuvée partiellement | Manuelle | La facture est traitée partiellement par l’acheteur. Ce traitement partiel peut donner lieu à un avoir | Non (mais conseillé) | Acheteur |
| En litige | Manuelle | Un différend est constaté sur la facture. Ce désaccord peut se solder in fine par un refus ou par une approbation de l’acheteur. | Non | Acheteur |
| Suspendue | Manuelle | Le traitement de la facture peut être suspendu lorsqu’une ou plusieurs pièces justificatives sont manquantes. Les données de la facture restent inchangées. | Non | Acheteur |
| Complétée | Manuelle | La facture est complétée lorsque le fournisseur ajoute une pièce-jointe ou un commentaire à une facture au statut = suspendue ? | Non | Fournisseur |
| Refusée | Manuelle | La facture est refusée par le destinataire pour des raisons métiers | Oui | Acheteur |
| Paiement transmis | Manuelle | Le flux de virement a été envoyé au fournisseur | Non (mais conseillé) | Acheteur |
| Encaissée | Manuelle | Le fournisseur a reçu le paiement de la facture. | Oui, pour les prestations de services hors TVA sur les débits et hors opérations auto-liquidées | Acheteur |
| Rejetée | Automatique | La facture pourra être rejetée par la plateforme automatiquement pour des raisons techniques (Ex : format, non-respect de la norme,…) | Oui | Acheteur |
Comment choisir sa solution de dématérialisation de facture ?
Notez que, selon les outils, on peut trouver des fonctionnalités supplémentaires telle que la collecte automatique, le rapprochement bancaire ou encore l’export des factures vers la comptabilité.
Comment choisir sa solution de dématérialisation ? Voici quelques conseils pour faire le bon choix :
- Effectuer un benchmark des solutions du marché pour repérer celles qui proposent des offres adaptées à votre secteur d’activité et vos obligations comptables.
- Préférez les formules « Software as a service » qui proposent des solutions de paiements mensuelles évolutives et l’hébergement des données sur le Cloud, aux logiciels nécessitant une licence et une maintenance en interne.
- Opter pour des solutions « clé-en-main » simples à déployer, avec un service client réactif.
- Choisir un prestataire compatible avec votre système d’exploitation et votre logiciel comptable.
- Limiter la recherche aux sociétés certifiées « SAS 70 » qui garantit la sécurité des données.
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