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Comment la dématérialisation des factures optimise la gestion comptable et financière 

Avec l’essor des nouvelles technologies, la dématérialisation des process est devenue de plus en plus fréquente. Les factures n’ont pas échappé à cette transformation, ces dernières présentant un fort impact sur la réduction des coûts en entreprise.

Contraignante pour les professionnels, la dématérialisation des factures présente pourtant un véritable impact positif sur la gestion comptable et financière de l’entreprise. Quels sont les avantages de la dématérialisation ? Comment la mettre en place dans son organisation ? Libeo vous répond.

DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES : QUELS AVANTAGES POUR LA GESTION COMPTABLE ET FINANCIÈRE DE SON ENTREPRISE ?

Que ce soit pour la gestion comptable et financière de votre activité professionnelle ou pour une meilleure gestion des ressources humaines, la dématérialisation des factures a beaucoup d’avantages à offrir.

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Un avantage opérationnel

Si de nombreuses entreprises continuent de traiter manuellement leurs factures, ce n’est pas la seule option. Grâce à la dématérialisation, les équipes comptables et financières peuvent réaliser des économies significatives en temps et en ressources. Ce sont là des coûts cachés qu’on ne soupçonne pas : une facture au format papier représente un coût moyen de 14 € unitaire et sa durée de traitement moyenne peut atteindre 8 jours. Ce n’est plus le cas des factures dématérialisées qui occupe environ 5 fois moins les collaborateurs. C’est d’autant plus vrai que la gestion automatique des factures permet d’éviter les erreurs de saisie fréquentes lorsque ces documents comptables sont traités manuellement. Là encore, on peut éviter beaucoup de pertes de temps.

La dématérialisation des factures offre une meilleure traçabilité de l’information. Mais c’est aussi une solution plus propice à l’échange de pièces comptables par mail notamment. Puisque les données de chaque facture ont vocation à être conservées de manière sécurisée, elles peuvent également faire l’objet de reportings plus qualifiés grâce à l’automatisation des saisies comptables notamment.

La dématérialisation des factures représente donc un atout pour la gestion comptable et financière de son entreprise, mais revêt également un caractère écologique fort. En effet, qui dit « dématérialisée » dit aussi « plus de papier », les factures, reçus et justificatifs papier étant amenés à disparaître. Les coûts de gestion sont réduits pour l’entreprise qui prend également le chemin d’une voie plus verte.

Un atout pour la gestion des ressources humaines

Dématérialiser sa gestion des factures revient à supprimer certaines tâches qui incombaient auparavant les collaborateurs d’une entreprise. Loin d’être une contrainte, cette délégation de compétences permet en réalité aux équipes comptables de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée.

Cette digitalisation des processus financiers profite à une personne en particulier : l’expert-comptable. En effet, ce dernier doit gérer d’innombrables missions parmi lesquelles figure le traitement des factures. De manière très classique, ce dernier est chargé d’intégrer toutes les factures dans le logiciel comptable de l’entreprise. Lorsqu’il constate une facture manquante ou une erreur, il doit bien souvent partir à la recherche de la faille pour solutionner le problème. Il s’agit de tâches particulièrement chronophages et à faible valeur ajoutée. Si la dématérialisation des factures optimise la gestion comptable et financière d’une entreprise, elle vient aussi modifier le métier de l’expert-comptable. Plus qu’un professionnel du chiffre, ce dernier peut se positionner comme un véritable bras droit pour le chef de l’entreprise, l’accompagnant dans sa prise de décisions stratégiques et financières. Il occupe ainsi des missions plus valorisantes qui lui permettent de mettre à profit l’étendue de ses connaissances pour améliorer le fonctionnement opérationnel d’une entreprise.

COMMENT DÉMATÉRIALISER SES FACTURES POUR ASSURER SA GESTION COMPTABLE ET FINANCIÈRE ?

Réussir la dématérialisation de ses factures est l’un des enjeux principaux des entreprises en termes de digitalisation. Non seulement elle sera progressivement exigée par les pouvoirs publics, mais elle présente également des avantages indéniables, comme vous le savez déjà. Une grande majorité des entreprises françaises n’ont pourtant pas encore franchi le cap, souvent par méconnaissance du cadre juridique ou des solutions concrètes qui s’offrent à elles.

Dématérialisation des factures et respect de la loi

Initiée par l’État pour lutter contre la fraude à la TVA, l’article 56 du Projet de Loi de Finances pour 2020 prévoit une obligation progressive pour les entreprises d’accepter et d’émettre des factures électroniques. Si les entreprises travaillant avec des services de l’État doivent déjà dématérialiser leurs factures depuis 2017 grâce au portail Chorus Pro, les entreprises traitant avec le secteur privé auront jusqu’au 1er janvier 2025 pour se mettre en conformité avec la loi.

Pour respecter la loi, les factures électroniques doivent avoir les mêmes caractéristiques qu’une facture au format papier. Pour qu’elles puissent avoir la même force probante que leurs homologues papier, les factures dématérialisées doivent répondre aux exigences définies par la Piste d’Audit Fiable, à savoir être :

  • Valides : un original de la facture doit être stocké de façon sécurisée ;

  • Intègres ;

  • Horodatées ;

  • Signées ;

  • Lisibles.

Une fois éditée, une facture doit être conservée par votre entreprise pour une période de 10 ans. Factures papier et factures numériques peuvent ainsi être stockées de manière dématérialisée pour simplifier la gestion des documents et leur archivage. C’est d’ailleurs l’un des enjeux majeurs de la facturation dématérialisée : au-delà d’être éditées et partagées en ligne, les factures numérisées doivent désormais être stockées de manière parfaitement sécurisée pour faire figure de document officiel. La conservation doit ainsi avoir lieu dans un système d’archivage électronique pouvant assurer un niveau de sécurité suffisant à vos factures.

Adopter les bons outils

Si toutes les entreprises sont dans l’obligation de transmettre des factures au format numérique dès 2023, elles doivent d’ores et déjà accepter les factures dématérialisées de leurs fournisseurs. Pour lire et intégrer plus facilement les données contenues dans ces documents comptables, elles peuvent se doter d’outils informatiques spécialisés qui leur permettront également de dématérialiser leurs propres factures au moment voulu.

Dans un premier temps, vous pouvez utiliser un outil de traitement de texte pour éditer vos factures numériques. Mais cette option est limitée. Gérer manuellement vos factures peut entraîner de nombreuses erreurs (de saisie, de doublons, etc.). Et ces erreurs auront un impact sur la force probante et la valeur juridique de vos documents comptables, faussant par la même occasion la gestion comptable et financière de votre entreprise.

Mieux vaut ainsi opter pour un outil de gestion des factures comme Libeo, qui pourra être relié à votre outil comptable. Vous gagnerez un temps précieux dans le traitement de vos factures. Et vous aurez l’assurance d’être en conformité avec les dernières lois sorties, que ce soit en termes d’édition des factures ou en termes de conservation et d’archivage.

Désormais incontournable dans les thématiques des paiements BtoB, la dématérialisation des factures présente un enjeu fort pour la gestion comptable et financière de votre entreprise. En plus du cadre légal dans lequel elle s’inscrit, un tel processus permet d’améliorer l’agilité et l’efficacité de vos équipes. Alors, pourquoi vous en priver ?

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