10 choses à savoir sur les factures fournisseurs

10 choses à savoir sur les factures fournisseurs

Le monde a radicalement changé au cours du siècle dernier et nous avons assisté depuis à une croissance exponentielle de notre économie et de nos technologies. En revanche si l’on constate une évolution sensible sur les processus d’échanges BtoB, la gestion des factures elle, reste encore pour la majorité des entreprises un processus très manuel.

1) Elles ont une valeur comptable indispensable

En comptabilité, les factures sont les enregistrements des transactions entre une entreprise et ses fournisseurs. Il y a généralement une quantité et un prix unitaire convenu pour chaque transaction qui sont enregistrés sur la facture. Ces informations seront utilisées pour créer un bilan avec les actifs, les passifs et les capitaux propres ainsi que les bénéfices non distribués ou le revenu net. Le compte du coût des marchandises vendues doit aussi contenir le montant total de la facture.

2) Elles ne servent pas qu’au paiement des fournisseurs

Lorsqu’une entreprise reçoit une facture, elle peut prendre l’une des trois mesures suivantes : payer le fournisseur, utiliser la facture comme un actif pour emprunter de l’argent à une banque ou émettre des actions afin de financer le paiement de la facture du fournisseur.

3) Avant même d’être payées, elles coûtent déjà cher aux entreprises

Ce sont des coûts souvent invisibles et pourtant, ils sont bien réels : entre les coûts d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement, etc. Le coût de traitement d’une facture fournisseur s’élève à 14 € en moyenne. Un montant qui s’explique par les nombreux intervenants, ressources et étapes mobilisées entre la réception de la facture et son archivage final.

4) Elles ont une quadruple utilité

La facture est un justificatif à la fois commercial, comptable, juridique et fiscal. Elle sert aussi bien à la création des bilans comptables de la société qu’au calcul de sa base imposable pour la déclaration de revenus. Les factures fournisseurs sont à conserver pendant au moins 10 ans. C’est une obligation légale : en cas d’audit ou de contrôle fiscal, une entreprise doit pouvoir produire n’importe quel justificatif (facture, devis, bon de commande) jusqu’à 10 ans après archivage.

5) Il existe des sociétés spécialisées dans le recouvrement des factures fournisseurs

La plupart des entreprises sont soit facturées directement par leurs fournisseurs, soit via un intermédiaire. De plus en plus d’entreprises font appel à des sociétés spécialisées dans le recouvrement des créances clients pour s’assurer d’être réglées dans les temps.

Lire aussi : Comment se faire payer une facture impayée ?

6) Elles sont rarement traitées une par une

Les factures sont généralement traitées par lots selon un calendrier prédéterminé et un numéro de facture leur est attribué afin qu’elles puissent être facilement identifiées par date, fournisseur et produit ou service.

7) Avec Libeo, le paiement des factures se fait en un clic

Lorsque vous êtes prêt(e) à payer les factures de vos fournisseurs avec Libeo, il suffit de les trouver dans le tableau de bord de Libeo et de cliquer sur « Payer ». Le paiement se fait ensuite automatiquement et sans IBAN, grâce à la solution IBANless et à l’application SEPAmail Diamond.

8) Et plusieurs modes de règlement sont possibles

Avec Libeo, vous pouvez aussi choisir parmi plusieurs modes de paiement :

• Immédiat
• Differé
• À échéance
• Paiement d’un acompte
• Paiement en masse

9) On peut même choisir sa date de paiement

Une autre caractéristique de Libeo est que vous pouvez définir une date d’échéance pour la facture. Libeo vous enverra des rappels lorsque vos factures approcheront de leur date limite de paiement.

10) Gérer et payer ses factures devient facile avec Libeo

La gestion des factures est facile avec Libeo :

• Importer, contrôler et payer des factures ;
• Trouver les transactions passées par date, fournisseur ;
• Suivre vos flux de trésorerie en temps réels
• Télécharger à tout moment les listes des anciennes transactions pour faciliter la gestion des comptes fournisseurs.

Payer vos factures fournisseurs avec Libeo

Le cycle fournisseur est, avec le cycle bancaire, le processus comptable le plus à risques dans une entreprise. Source de nombreuses erreurs de saisie et de doublons, c’est aussi celui qui expose l’entreprise au plus de tentatives de fraude (au président, au fournisseur, à la TVA, etc.).

D’où l’intérêt d’utiliser une solution automatisée comme Libeo, qui utilise la reconnaissance automatique des factures (OCR) pour extraire et saisir les données sensibles au format électronique. Cette fonction permet de récupérer automatiquement toutes ses factures pour les centraliser et les contrôler avant de les régler :

En cas de doute sur un document, l’utilisateur peut stopper le processus de paiement et demander une approbation à un autre utilisateur :

La plateforme permet de définir des droits et des accès pour chaque utilisateur (approbateurs multiples, validation en séquence, etc.) ainsi que des règles d’automatisation pour les paiements récurrents :

En réduisant le nombre d’interactions humaines, Libeo réduit aussi le risque d’erreurs et de fraudes.

Solution de dématérialisation et paiement des factures fournisseur, ses principaux atouts incluent :

• La récupération automatique de factures,
• La saisie automatisée des données de factures ;
• La validation et le suivi des paiements ;
• La gestion des droits et des accès,
• L'export des écritures comptables vers logiciel de comptabilité grâce au intégrations techniques avec des outils comme QuickBooks ou Cegid.
• La synchronisation bancaire ;

Organisez la gestion de vos factures avec vos collaborateurs et traitez chaque paiement selon son échéance. Réglez vos factures fournisseurs en un seul clic, sans avoir besoin de saisir l’IBAN de vos fournisseurs ou d'accéder à votre compte bancaire.