Comment se préparer à la dématérialisation des factures fournisseurs ?

Facture dématérialisée : définition

Une facture dématérialisée est un format de facturation électronique conforme aux normes internationales ISO 17442, ISO 17025 et EN ISO 1548. C’est la méthode la plus aboutie. L’ensemble du cycle de vie de la facture est dématérialisé :

• Édition,
• Envoi,
• Réception,
• Validation,
• Paiement,
• Comptabilisation,
• Archivage.

Il s’agit d’un échange ordinateur à ordinateur (pas d’intervention humaine) de documents commerciaux dans un format électronique standard (Factur-X, EDI, CII, UBL) entre les partenaires commerciaux :

Cette solution offre également des fonctionnalités avancées qui permettent aux entreprises de gérer plus efficacement leur flux de documentation. Par exemple :

• Contrôles de validation des données avant l’envoi des documents —Un outil pourrait vérifier si une facture contient tous les champs obligatoires (comme le nom du client) et envoyer une alerte si quelque chose manque ;
• Des capacités de recherche intelligente —Une recherche avancée pourrait permettre aux utilisateurs de rechercher tous les documents relatifs à un client ou à un fournisseur particulier ;
• Suivi de la piste d’audit —Un système pourrait enregistrer chaque modification apportée à un document et fournir un historique de la piste d’audit afin que les utilisateurs puissent voir qui a modifié quoi et quand.

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures devait devenir une obligation en 2023, mais l’échéance a été repoussée. Le calendrier prévu par le gouvernement pour le passage à la dématérialisation des factures s’étale de 2024 à 2026 pour les entreprises établies en France assujetties à la TVA. Et ce quel que soit leur statut : TPE, PME, ETI, GE, micro-entreprise, etc.

La facture électronique va remplacer définitivement ses consœurs papier d’ici 2026. Une décision gouvernementale qui s’inscrit dans le projet de transformation digitale des entreprises.

Dématérialisation des factures 2024 : les raisons de la réforme

La gestion des factures fournisseurs implique tout un processus long et coûteux : jusqu’à 14 € et deux semaines en moyenne par facture ! C’est autant de temps pris sur la productivité de l’entreprise. Sans parler des risques d’erreurs (de saisie, de paiement), de perte et de fraude (au fournisseur, au président, etc.). Tout cela entraîne des retards de paiement qui nuisent fortement à la relation fournisseur.

Sachant qu’une entreprise de type TPE-PME traite environ 67 factures par mois et environ 90 fournisseurs, et que cette catégorie représente 99,8 % des entreprises françaises, on comprend mieux pourquoi la digitalisation des entreprises est devenue une priorité au niveau national.

Dématérialisation des factures : calendrier

Dans le secteur privé, la dématérialisation des factures se fera aussi étape par étape, selon le calendrier suivant :

• 1er juillet 2024 : obligation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA d’accepter les factures électroniques en réception.
• 1er juillet 2024 : obligation pour les grandes entreprises (GE) de l’émission de factures électroniques.
• 1er janvier 2025 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) de l’émission de factures électroniques.
• 1er janvier 2026 : obligation pour les petites et moyennes entreprises (TPE-PME) et micro-entreprises de l’émission de factures électroniques.

Cela signifie qu’à compter de juillet 2024, les entreprises devront passer par une plateforme de dématérialisation de factures pour déposer et transmettre leurs documents.

Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?

Il ne s’agit pas de simplement numériser et stocker les documents dans un format numérique. Dématérialiser les factures des fournisseurs signifie que vous ne recevrez plus de facture sous forme papier de la part de vos fournisseurs. Au lieu de cela, les factures devront transiter par une plateforme de dématérialisation des factures, certifiée, publique ou privée.

Pour se mettre en conformité avec l’obligation de dématérialisation des factures, les entreprises peuvent d’ores et déjà choisir entre les 3 acteurs présents sur le marché :

• L’opérateur de dématérialisation (OP)
• Le Portail public de Facturation (PPF)
• La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

L’opérateur de dématérialisation (OD)

L’opérateur de dématérialisation (OD) est un prestataire de services spécialisé dans la gestion des factures électroniques. Concrètement, son rôle consiste à restituer les données de facturation dans un format défini en collaboration avec le client.

La plupart des OPs incluent des services additionnels, comme l’onboarding des fournisseurs, la saisie comptable automatisée, le paiement des factures ou encore l’export vers la comptabilité.

Attention, cependant, si l’opérateur de dématérialisation est habilité à numériser les factures dans les formats standards (Factur-X, UBL, CII), il n’a pas la capacité de transmettre les factures au PPF ni d’y extraire ses données. Seuls les PDPs homologuées par l’administration fiscale y sont autorisées.

Cela dit, un OP peut demander le statut de plateforme de dématérialisation partenaire en déposant un dossier de candidature auprès du service dédié de la DGFIP (ouverture prévue au printemps). Il recevra alors un numéro d’immatriculation, valables 3 ans renouvelables.

Le Portail public de Facturation (PPF)

Créée par l’Agence pour l’informatique financière (AIFE), la plateforme publique de facturation (PPF) va remplacer Chorus Pro comme tiers de confiance pour émettre, recevoir et gérer les factures entre clients et fournisseurs.

Gratuit, le PPF est disponible en modes portail, API et EDI. À travers ce portail, les entreprises pourront :

• Émettre et recevoir les factures électroniques des échanges BtoG et BtoB ;
• Transmettre à l’administration fiscale toutes les données au titre des obligations d’e-invoicing et de e-reporting.
• Tenir à jour un annuaire des assujettis à l’obligation de facturation électronique.

La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Les PDP sont des opérateurs de dématérialisation qui ont reçu de l’État une certification ainsi qu’un numéro d’immatriculation les autorisant à opérer comme prestataires de services homologués de l’administration fiscale. C’est via ces plateformes que les entreprises du secteur privé pourront envoyer et recevoir leurs factures électroniques, mais aussi transmettre leurs données à l’administration fiscale (e-reporting).

Le choix revient aux entreprises de se doter d’une solution qui correspond au volume de factures qu’elles gèrent. De nombreuses plateformes se sont développées sur un segment de la dématérialisation, ou sur la totalité de ce processus.

Si vous utilisez déjà un opérateur de dématérialisation dans votre entreprise, sachez que seuls les OPs ayant fait l’objet d’une procédure d’immatriculation par les services de la DGFIP seront habilités à recevoir et transmettre des factures et électroniques.

Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures sous-entend une refonte technique et organisationnelle des étapes et processus de validation des factures. Elle nécessite un changement dans la façon de travailler de l’entreprise, d’où l’importance de mettre en place une infrastructure technique solide.

La première étape consiste à choisir une plateforme de dématérialisation de factures conforme et adaptée à vos besoins. Dans l’idéal, optez pour un outil incluant une récupération automatique de factures. Cela vous permettra de centraliser toutes les informations connexes (comptes bancaires, fournisseurs, etc.). La plateforme doit également être compatible avec tout logiciel vous permettant de gérer vos finances (ERP, logiciel de comptabilité, banque…).

La deuxième étape consiste à créer un flux de travail interne qui décrit comment les données seront échangées entre les départements (comptabilité, achats, finance). L’objectif : mettre en place une Piste d’Audit Fiable, accessible et documentée, pour garantir la traçabilité des données.

Payez vos fournisseurs en un clic avec Libeo

Libeo est une solution complète pour la dématérialisation des factures fournisseurs. Compatible avec toutes les banques européennes, les outils de gestion et de comptabilité, la solution vous permet de collecter, centraliser, gérer et payer toutes vos factures fournisseurs en un seul endroit. En partenariat avec Docaposte, Libeo construit une Plateforme de Dématérialisation Partenaire innovante et automatisée : Scala.

Conçue pour répondre aux besoins de diverses entreprises, Libeo rationalise facilement le processus de paiement grâce à son interface facile d’utilisation et sécurisée, et son interopérabilité avec les différentes composantes du cycle d’achat :

Import et contrôle des factures fournisseurs

Importez vos factures dans Libeo via une des solutions de collecte, quels que soient leurs formats (photo, PDF, EDI) :

• Depuis vos espaces clients sur les sites fournisseurs grâce aux collecteurs web ;
• Depuis votre boîte mail grâce à la récupération des factures par email ;
• Depuis votre ordinateur ou smartphone grâce à la reconnaissance automatique des caractères.

Dès réception, grâce à la technologie OCR, la solution va détecter les factures, avoirs ou bons de commande et en extraire automatiquement les données : date, identité du fournisseur, numéro de facture, IBAN, montants TTC et HT, etc. Les informations sont retranscrites au format électronique, compatible avec le logiciel comptable, comme illustré ci-dessous :

Il ne reste plus ensuite qu’à valider l’import.

Centralisation et classement des factures

Toutes les factures importées sont ensuite classées dans le tableau de suivi. De là, elles sont réparties par catégories (factures, avoirs, commandes, etc.) et par fournisseur.

Paiement des factures

Depuis la plateforme, Libeo propose plusieurs options de paiement : immédiat, à échéance, planifié ou encore partiel (sous la forme d’un versement d’acompte). Libeo traite les paiements en euro, en dollar américain et en livre sterling. En cas de doute sur un paiement, vous pouvez le bloquer en attente d’information du fournisseur.

Pour rassurer vos fournisseurs, envoyez-leur une confirmation de paiement chaque fois que vous réglez une facture. Il sera ainsi prévenu de la date de réception du paiement.

Rapprochement entre factures et paiements

Pour faciliter les opérations de rapprochement bancaire, vous pouvez associer une facture à son paiement :

Suivi des flux de trésorerie

Grâce au suivi des finances en temps réel, vous pouvez visualiser vos principaux postes de dépenses par mois en un coup d’œil et ainsi mieux répartir le budget de votre entreprise :

L’avantage ? Pas de licence : la solution Libeo est hébergée directement sur le Cloud. Donc, pas de matériel ou d’équipement à prévoir, et un procédé plus simple à mettre en œuvre. Et donc des frais de formation en moins.

Vous travaillez à distance ? Les solutions de gestion des factures Libeo sont accessibles depuis n’importe quel support : PC, tablette, smartphone. Grâce à une plateforme collaborative, vos équipes comptables peuvent intervenir sur le traitement des documents, valider et payer vos factures et acomptes fournisseurs.

Vous externalisez votre comptabilité ? Votre expert-comptable bénéficie lui aussi d’un accès dédié à Libeo, grâce auquel il peut télécharger en un clic toutes les factures ou exporter les documents vers le logiciel comptable de son choix.

FOIRE AUX QUESTIONS

Qu’est-ce que la Factur-X ?

Factur-X est le nom français du nouveau standard franco-allemand de facturation électronique hybride. On parle de facture hybride, car elle comporte deux fichiers : un PDF/A-3 et un fichier XML. C’est cette double composante qui lui permet à la fois d’être lisible par une personne et traitée par une machine.

Définie par la norme sémantique européenne EN 16 931, elle est obligatoire depuis le passage de la loi de Finances 2020 pour tous les échanges entre les États membres de l’UE, via le portail dédié Chorus Pro.

Quelle est la législation en matière de dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures fournisseurs répond à des obligations légales de réception des factures sous format électronique pour l’ensemble des entreprises dès lors que leur fournisseur a l’obligation d’émettre au format électronique.

Sont concernées les opérations :

• De livraisons de biens ou de prestations de services situées en France entre deux assujetties à la TVA et leurs acomptes.
• De livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.

La législation apporte également de nouvelles mentions à apposer sur les factures :

• le numéro SIREN ;
• l’adresse de livraison des biens, si elle diffère de celle du client ;
• la nature de la transaction (livraison de biens, prestation de services ou les deux)
• le cas échéant, le paiement de la taxe d’après les débits.