Le guide de la dématérialisation de factures en entreprise

Pourquoi la dématérialisation est nécessaire ?

La dématérialisation des factures est un processus qui consiste à convertir des factures papier en documents numériques. Cela peut être fait en scannant ou en numérisant les factures, puis en les stockant dans un système de gestion électronique des documents (GED).

La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment :

• Réduction des coûts : la dématérialisation des factures réduit les coûts de gestion des factures, notamment les coûts d'impression, de stockage et de traitement.
• Amélioration de la productivité : la dématérialisation des factures améliore la productivité des équipes comptables et administratives, qui n'ont plus besoin de passer du temps à traiter des factures papier.
• Amélioration de la traçabilité : la dématérialisation des factures améliore la traçabilité des factures, qui peuvent être facilement consultées et retrouvées sous ce format.
• Amélioration de la sécurité : la dématérialisation des factures renforce la sécurité des factures, car elles sont stockées dans un système sécurisé et protégé contre les fraudes et les vols.

Si vous souhaitez dématérialiser vos factures, il existe de nombreux logiciels et services disponibles sur le marché. Il est important de choisir un logiciel ou un service qui répond aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Pour vous aider à mieux comprendre, les deux schémas ci-dessous détaillent le traitement d'une facture au format papier et au format dématérialisé, en réception et émission :

Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?

S’il s’agissait uniquement de scanner un document, de l’enregistrer au format PDF et de le glisser en pièce jointe d’un mail, l’affaire serait vite réglée. Mais il s’agit ici de dématérialisation, et non de numérisation.

Attention à ne pas confondre dématérialisation, digitalisation et numérisation :

• La numérisation est la conversion d’une facture papier vers un support numérique, en garantissant une reproduction à l’identique.
• La dématérialisation est un processus complet qui n’implique pas l’existence préalable d’un document papier. Elle consiste à créer directement un document numérique pour l’intégrer à un processus qui comprend une signature électronique, une piste d’audit fiable et un workflow de validation.
• Enfin, la digitalisation désigne le processus de transformation de l’entreprise, de son organisation, ses méthodes de travail mais aussi ses échanges et canaux de communication

Quels sont les outils de la dématérialisation ?

Parmi les outils essentiels de la dématérialisation, on peut citer le scanner de documents, le logiciel de gestion électronique de documents (GED), la signature électronique, L'OCR (Optical Character Recognition) et le stockage en ligne des documents.

Quels documents peut-on dématérialiser ?

Outre les factures, les différents types de documents qui peuvent être transformés en format numérique sont :

• Les bons de commandes et de livraison
• Les devis
• Les contrats
• Les bulletins de salaires
• Les contrôles qualité et les rapports d'inspection
• Les documents RH
• Les dossiers clients

Quelle est la législation en matière de dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures est très encadrée par la loi, plus précisément par la directive européenne 2010-45 CE de 2010. Transposée en France depuis le 1er janvier 2014 (article 289-V du Code Général des Impôts), cette directive décrit avec exactitude à quoi doit ressembler une facture électronique.

Le principe

La facture est un justificatif comptable, juridique, commercial et fiscal. En tant que tel, elle doit respecter trois principes fondamentaux :

• L’authenticité => le fournisseur doit bien être l’émetteur de la facture ;
• La lisibilité => la lecture de la facture doit être possible par un humain ;
• L’intégrité => aucune modification ne doit avoir été apportée à la facture postérieurement à son émission.

Important : ces trois principes s’appliquent aussi bien à l’expéditeur de la facture qu’à son destinataire.

Le format

Pour émettre des factures électroniques, l'entreprise devra opter pour l'un des trois formats ci-dessous :

• le format Universal Business Language (UBL) ;
• le Cross Industry Invoice (CII) ;
• le format hybride, comme Factur-X (qui combine un fichier PDF et un format XML).

Attention donc à ne pas confondre facture dématérialisée et facture électronique. Les factures dématérialisées désignent toutes celles qui ne sont pas au format papier tel que les PDF simples (sans données structurées), non conformes avec la facturation électronique.

Le contenu

La facture est un document de comptabilité générale. En tant que tel, elle doit faire apparaître un certain nombre de mentions obligatoires :

• L’identité de l’entreprise et celle de son client ;
• La date d’émission de la facture ;
• Son numéro ;
• Les modalités de paiement ;
• Les pénalités applicables en cas de retard de paiement ;
• La nature et la quantité des biens vendus ;
• Les montants HT, TTC du bien ou du service vendu ;
• Les taux et montants de TVA

En plus des mentions obligatoires, pour toute facture émise à compter du 1^er juillet 2024, il faudra préciser :

• Le numéro SIREN ;
• L'adresse de livraison des biens, si elle diffère de celle du client ;
• La nature de la transaction : livraison de marchandises, prestation de services ou les deux.
• Le cas échéant, le paiement de la taxe d'après les débits.

Les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises

La dématérialisation des factures chamboule le secteur privé. C’est à la fois une formidable opportunité et un enjeu majeur pour tous les secteurs d’activité sur le plan organisationnel, technique et financier. Si beaucoup d’entreprises appréhendent ce changement, c’est souvent parce qu’elles n’ont pas conscience des avantages et des atouts de la dématérialisation :

• Gain de temps grâce à l’automatisation des processus de collecte, de traitement et de paiement des factures et à la reconnaissance automatique des factures ;
• Réduction des délais de paiement
• Réduction des coûts d’envoi et de traitement des factures
• Gain de place avec l’archivage électronique
• Diminution des risques liés au traitement manuel des documents : perte, vol, doublon, erreurs de saisie, de paiement, de fraude, etc.
• Amélioration de la relation fournisseur

On ne s’en rend pas toujours compte, mais la gestion des factures est une tâche à la fois complexe, chronophage et sans véritable valeur ajoutée. De la récupération de la facture à la validation et au paiement final, il peut s’écouler jusqu’à 2 semaines. Sans parler des coûts cachés de facturation : entre les frais d’impression, de mise en pli, d’affranchissement, etc. on arrive à 14 € en moyenne, pour une facture papier.

Sachant qu’une structure de type TPE-PME traite en moyenne 67 factures par mois, on imagine sans mal l’impact sur les finances et la productivité de l’entreprise. D’autant plus que dans ces structures, c’est souvent le dirigeant lui-même qui gère la comptabilité. Une tâche complémentaire, souvent effectuée le soir après 19h ou les week-ends.

Voici, schématisé, le circuit de validation d'une facture fournisseur au format dématérialisé :

Facturation électronique 2024 : ce qui va changer

La dématérialisation des factures dans le secteur public est déjà la norme. À compter de 2024, elle concernera toutes les entreprises du secteur privé. Progressivement, “e-invoicing” (émission et réception de factures électroniques) et “e-reporting” (transmission de données complémentaires et transmission des données de paiement) seront obligatoires sur toutes les transactions entre entreprises au niveau national.

Exit les bonnes vieilles factures papier au format A4 ; d’ici 2024, la facture électronique deviendra obligatoire, et ce pour toutes les entreprises, peu importe leur statut juridique, leur effectif, ou encore leur secteur d’activité. Des plus petites TPE aux grandes multinationales, toutes les sociétés devront passer par une plateforme de dématérialisation certifiée, publique ou privée.

Pour tous les secteurs d’activité, c’est un véritable challenge à la fois technique, financier et organisationnel. D’après le Forum National de la Facture Electronique, sur les quelque 2,5 milliards de factures échangées chaque année, seules 15% sont envoyées en ligne.

Quelle est la réglementation concernant la facture électronique et les dates de mise en œuvre ?

Au vu des difficultés techniques et organisationnelles qu’implique un tel changement, la transition sera évidemment progressive. La dématérialisation des factures ne deviendra une obligation dès 2024, sans préparation au préalable :

Dans un premier temps, les entreprises auront l’obligation d’accepter les factures électroniques, sans forcément les émettre sous ce format. Elles disposeront d’un délai de deux ans, entre 2024 et 2026 pour abandonner définitivement la facture papier.

Pourquoi la réforme de la facture électronique est devenue une priorité

Alors la facturation électronique est la norme depuis des années dans des pays comme l'Italie, le Brésil ou l'Allemagne, beaucoup d’entreprises françaises privilégient encore le et l’envoi par courrier et traitement manuel des factures.

Or, la généralisation des solutions digitales et le développement de nouvelles technologies ont complètement modifié la façon d’échanger et de consommer. Les entreprises sont désormais face à une audience et une clientèle beaucoup plus connectée et exigeante, qui attend davantage de leurs relations avec leurs fournisseurs et les prestataires.

Pour rester compétitifs, il faut s’adapter. Et la dématérialisation constitue l’une des étapes clés de la transformation digitale des entreprises. 

En remplaçant les supports d’information matériels par des fichiers numériques, l’entreprise optimise sa gestion et facilite l’accès aux données et aux documents, tout en renforçant la sécurité de ses processus de facturation.

1) Elle renforce la compétitivité des entreprises

Grâce à l’allègement de la charge administrative, à la diminution des délais de paiement et aux gains de productivité résultant de la dématérialisation, les entreprises renforcent leur compétitivité et limitent les coûts internes de traitement de l’information (absence de saisie ou de re-saisie) sur toutes les taches sans valeur ajoutée,

Précisons que pour une entreprise, le coût de traitement d'une facture papier est d'environ 14 €, alors que celui d’une facture électronique est inférieure au prix d'un timbre ;

2) Elle améliore la détection de la fraude

69% des entreprises françaises déclarent avoir subi au moins une tentative de fraude en 2022, et 57% déclarent avoir subi au moins une fraude avérée en 2022, révèle le baromètre du Réseau des Directeurs Financiers et de Contrôle de Gestion (DFCG). Évolutive, la fraude peut revêtir plusieurs formes :

• La fraude au faux fournisseur constitue presque la moitié des tentatives (54%)
• La cybercriminalité (50%)
• Les autres usurpations d’identité (banques, avocats, commissaires au compte), citées par 43% des répondants,
• La fraude au faux président (42%),
• Et la fraude au faux client (35%)

Au-delà du risque financier, ces tentatives de fraude représentent un véritable danger pour la protection des données, la réputation et l’activité de l’entreprise.

3) Elle améliore la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises

Plus qu’une preuve de paiement, la facture est avant tout un justificatif fiscal, juridique et comptable. À ce titre, elle fait l’objet de contrôles documentés et permanents, même après paiement. Aussi, la facturation électronique s’inscrit aussi dans une démarche de transparence vis-à-vis des services de l’administration fiscale.

Schéma du cycle de vie d'une facture au format électronique

4) Elle simplifie les obligations des entreprises en matière de TVA

Le pré-remplissage des déclarations de TVA fait gagner du temps aux entreprises sur leurs obligations déclaratives.

PDP, PPf, OD : le rôle des plateformes de dématérialisation

Toute entreprise assujettie à la TVA et établie en France devra passer par une plateforme de dématérialisation pour saisie, déposer, transmettre et recevoir ses factures. Tout ceci va s’organiser autour du Portail Public de Facturation (PPF), ChorusPro, qui joue un rôle de concentrateur pour l’Administration fiscale, de gestion de l’annuaire des entreprises et de plateforme d’échange.

Mais aussi au travers de Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) qui accompagneront cette transformation digitale massive et rapide annoncée pour les processus métiers d’achat / vente sous-jacent des factures.

Les plateformes de dématérialisation partenaires assurent la continuité et la sécurité des processus de facturation :

1. Conversion des factures au format électronique normé (selon le standard Factur-X).
2. Contrôle et validation des factures (vérification des mentions légales, de l’identité des émetteurs et destinataires, de l'exactitude des montants…).
3. Transmission des factures à leurs destinataires pour règlement.
4. Transmission des données de facturation au Portail Public de Facturation (PPF).

Facture électronique : le schéma en Y

L'administration fiscale admet trois circuits de facturation possibles pour envoyer et recevoir des factures électroniques entre un client et un fournisseur : 

• Circuit A : le fournisseur et son client passent directement par le PPF (portail public de facturation).
• Circuit B : l’un des deux acteurs passe par le PPF ; l’autre utilise une PDP.
• Circuit C : le fournisseur et son client passent par une PDP.

C'est le dispositif du schéma en « Y », le guide du cheminement des données de facturation :

Comment mettre en place la facturation électronique ?

Le déploiement d’une solution de dématérialisation ne se fait pas du jour au lendemain, sans consulter personne ni faire un petit tour des solutions proposées sur le marché. La démarche de digitalisation des processus s’effectue en 4 temps.

1) Diagnostic des processus internes

C’est la toute première et sans doute la plus importante des étapes. Il s’agit de passer au crible le processus de gestion des factures en place actuellement, la coordination entre les différents départements, les circuits en place pour l'approbation et la validation des paiements, etc. Et d’en dégager les forces et faiblesses.

Pour cela, on commence par mesurer le rapport complexité/efficacité et donc le gain en termes de performances. Mais surtout, au-delà de l’aspect financier et technique, pensez à ce que va changer la dématérialisation de vos données de facturation sur votre organisation interne au global :

• Combien de factures traitez-vous tous les mois ?
• Combien de fournisseurs avez-vous ? Quelles sont vos relations ?
• À combien estimez-vous environ le volume total de vos paiements mensuels ?
• Comment allez-vous gérer les accès équipes au logiciel ?
• Votre expert-comptable pourra-t-il avoir accès ?
• Comment allez-vous répartir les tâches de validation et de paiement des factures ?
• Par rapport à l’organisation du télétravail, vaut-il mieux un progiciel ou une solution SaaS ?

2) Choix de la future plateforme

Concernant la plateforme de dématérialisation, vous avez le choix entre deux outils :

• Le Portail Public de Facturation (PPF)
• Une Plateforme Partenaire de Dématérialisation (PDP)

À l’heure actuelle, la plupart des entreprises utilisent un opérateur de dématérialisation pour dématérialiser leurs factures. Si c'est votre cas, votre opérateur de dématérialisation devra obligatoirement faire l'objet d'une procédure d'immatriculation par l'administration fiscale pour être homologué PDP et être habilité à transmettre et recevoir des factures électroniques.

Si le PPF a l'avantage d'être gratuit pour les entreprises, ses fonctionnalités sont limitées. Et le portail ne permet pas l'accès direct aux experts-comptables des entreprises qui collaborent. Or, partenaire augmenté du dirigeant, l'expert-comptable est aux premières loges de ce basculement numérique notable. C'est pour ces deux raisons, pour une entreprise du secteur privé, la PDP apparaît comme la solution plus complète.

La mise en place de la facture implique non seulement une refonte des processus de paiement et d'encaissement, mais aussi des circuits d'approbation des factures, des droits d'équipe, des opérations de saisie, de rapprochement bancaire, d'export vers la comptabilité, etc. C'est l'ensemble du cycle client et fournisseur qui s'en trouvent impacté.

Des évolutions auxquelles les PDP sont plus à même de répondre grâce aux services additionnels qu'elles offrent.

3) Phase de test et d’ajustement

Si vous avez toujours procédé avec un format papier pour la facturation, il est possible que vos équipes soient quelque peu déstabilisées par ces nouveaux processus. C'est précisément le rôle des fonctions dirigeantes et de la direction générale de les accompagner dans la conduite du changement. Il est important que, dans cet projet, chacun connaisse bien ses missions et son périmètre d'action.

Voici un tableau récapitulatif des fonctions affectées par le déploiement de la facturation électronique et leurs adaptations :

4) Déploiement des solutions digitales

C’est l’ultime étape, et la plus pédagogique : il s’agit avant tout de faire adhérer les collaborateurs mais aussi les fournisseurs, de leur démontrer les bénéfices d’un nouveau modèle de gestion des factures. Vos fournisseurs sont acteurs de votre activité : il est important de les impliquer dans vos processus de paiement, dans les changements internes de votre entreprise.

Expliquez-leur les avantages en termes de gain de temps, d’économies, de réduction des délais de paiement, etc.

Schéma de l'environnement Libeo : gestion dématérialisée du cycle d'achat de bout en bout

FAQ de la facturation électronique

Quelles sont les entreprises soumises à l'obligation d'émettre des factures dématérialisées ?

L'obligation d'émission des factures dématérialisées s'applique à toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Il s'agit des micro-entreprises, des TPE-PME, des ETI, des grandes entreprises et des associations loi 1901.

Comment archiver les factures dématérialisées ?

Il existe plusieurs façons d'archiver les factures dématérialisées : utiliser un système de gestion électronique des documents, rédiger une Piste d'Audit Fiable, organiser les factures de manière cohérente, sauvegarder régulièrement les données ou encore exploiter les outils d'OCR pour faciliter la recherche et l'extraction d'informations.

Quels sont les limites de la dématérialisation ?

Voici quelques-unes des limites de la dématérialisation :

• Coûts d'investissement initiaux : achats de scanners, de logiciels et de serveurs.
• Coûts de maintenance : coûts de licences des logiciels, coûts de stockage des données et coûts de formation du personnel.
• Problèmes de sécurité : vol de données, cyberattaques et pannes de serveurs.
• Problèmes juridiques : validité des signatures numériques et conservation des documents électroniques
• Problèmes d'acceptabilité auprès des collaborateurs, qui peuvent ne pas être à l'aise avec la technologie ou qui peuvent ne pas voir les avantages de la dématérialisation.

Malgré ces limites, la dématérialisation est un processus qui présente de nombreux avantages. Elle peut permettre aux entreprises d'augmenter leur efficacité, de réduire leurs coûts et d'améliorer leur sécurité. Si vous envisagez de dématérialiser vos documents, il est important de bien évaluer les coûts et les avantages de la dématérialisation avant de vous lancer.

Quelles sont les obligations d'une facture ?

Pour être conforme, une facture doit obligatoirement indiquer les produits ou services qui ont été vendus, la quantité, le prix et le montant total dû. En outre, elle doit comporter toutes les mentions obligatoires et être rédigée en français.