Gestion de factures fournisseurs : les solutions dédiées aux TPE-PME

Les différents logiciels de gestion des fournisseurs

Faire sa gestion des factures fournisseurs sur Excel convient aux entreprises qui enregistrent peu de mouvements comptables et bancaires. Et encore, cette option a ses limites. Pour bien gérer son cycle d’achat et maîtriser ses coûts, le mieux est d’utiliser une solution de gestion des factures fournisseurs.

Selon leur secteur d’activité et leurs besoins, les dirigeants peuvent choisir un ou plusieurs logiciels de gestion des factures fournisseurs pour leur organisation. Parmi les plus courants, on trouve :

Les logiciels de traitement de facture sur site

Une solution traitement des factures fournisseurs sur site est un programme qui fonctionne sur vos propres serveurs et ordinateurs. Hébergée en interne, elle nécessite davantage de maintenance qu’une solution SaaS, mais elle permet de mieux contrôler son fonctionnement et les fonctionnalités qu’elle offre.

Ceci est particulièrement important pour les entreprises qui traitent des informations sensibles comme les détails des cartes de crédit et les données personnelles (coordonnées bancaires, adresses et IBAN des fournisseurs, etc.) de leurs partenaires commerciaux.

Les logiciels de gestion des fournisseurs (SRM)

Le logiciel SRM (Supplier Relationship Management), est un outil qui permet aux entreprises de gérer et d’optimiser leurs relations avec leurs fournisseurs. Il vise à améliorer la communication, la collaboration et la transparence entre les deux parties, pour développer des relations pérennes.

Un logiciel SRM offre un ensemble de fonctionnalités pour gérer les différentes étapes de la relation fournisseur, de la sélection à la gestion des performances. Il permet notamment de :

• Gérer les données fournisseurs : collecter, stocker et analyser les données relatives aux fournisseurs, telles que leurs coordonnées, leurs produits ou services, leurs performances, etc.
• Gérer les processus d’achat : simplifier et automatiser les processus d’achat, tels que la diffusion d’appels d’offres, la négociation des contrats, le suivi des commandes, etc.
• Gérer la performance fournisseur : évaluer et suivre la performance des fournisseurs, afin de garantir la qualité des produits ou services et de réduire les risques.
• Gérer la collaboration fournisseur : favoriser la collaboration et la communication entre l’entreprise et ses fournisseurs, afin d’améliorer la satisfaction des deux parties.

Toutes les entreprises peuvent utiliser un logiciel SRM, quel que soit leur secteur d’activité ou leur taille. Ce type d’outil est particulièrement adapté aux structures ayant une base fournisseur importante ou des relations complexes avec leurs fournisseurs.

Les logiciels de paiement fournisseur

Un logiciel de paiement des fournisseurs est un outil numérique qui automatise et simplifie le processus de paiement des factures fournisseurs. Pour résumer, l’outil va analyser le processus de paiement en place et supprimer toute étape qui n’est pas foncièrement indispensable. Cette rationalisation offre un gain de temps non négligeable aux équipes comptables et financières, tout en améliorant la précision et la conformité des paiements.

Les logiciels de comptabilité fournisseur SaaS

Le SaaS [Software as a Service] est un modèle de fourniture de logiciels sur Internet. Le logiciel n’est pas installé sur votre ordinateur, mais vous y accédez par le biais d’une application qui fonctionne dans votre navigateur Web. Toute la puissance de traitement et les données sont gérées à distance sur le Cloud.

Une solution SaaS de gestion des factures peut s’intégrer à d’autres applications professionnelles telles que des logiciels de comptabilité, les outils de gestion et les banques.

Vous pouvez également l’utiliser en tant qu’utilisateur unique ou dans le cadre d’un environnement multi-utilisateurs, en partageant des informations sans vous soucier des problèmes de sécurité ou des exigences matérielles coûteuses.

Comment mieux gérer les factures d’une PME ?

Dans ces structures où la rentabilité est la priorité, le moindre retard de paiement peut déclencher une réaction en chaîne : allongement du délai de paiement fournisseur, décalages de trésorerie, augmentation du besoin en fonds de roulement, etc.

La trésorerie des PME est souvent irrégulière et la gestion des factures est un véritable casse-tête pour elles. Ces difficultés sont liées à la taille de ces entreprises et leurs ressources limitées, mais aussi à :

• La quantité de factures à traiter : une PME traite en moyenne 67 factures par mois, ce qui représente une charge de travail importante pour le personnel administratif.
• Le suivi des délais de paiement : avec un effet négatif global sur leur trésorerie estimé à 12 milliards d’euros en 2021, selon l’Observatoire des délais de paiement, les PME sont la catégorie d’entreprise la plus pénalisée par les retards de paiement.
• L’archivage des factures : les factures doivent être archivées pendant une durée légale de 10 ans, ce qui représente un coût et une contrainte logistique.
• La complexité de la législation fiscale et comptable

Résultat : il arrive (très) souvent que les dirigeants endossent plusieurs casquettes (DRH, CFO, expert-comptable, Office Manager, etc.). Des postes indispensables à la bonne gestion de l’entreprise, mais qui éloignent les dirigeants de leur activité.

Pour s'en sortir, beaucoup de PME choisissent de déléguer la gestion de leurs factures à un expert-comptable.

Comment mieux gérer les factures d’une TPE ?

Si la gestion des factures est une tâche essentielle pour toute entreprise, elle peut être particulièrement chronophage et complexe pour les TPE :

• Manque de ressources : Les TPE ont souvent un budget limité et un personnel réduit, ce qui rend difficile la mise en place d’un système de gestion des factures efficace.
• Manque de formation : les entrepreneurs et employés des TPE ont souvent peu de formation en matière de gestion des factures. Ce qui entraîne des erreurs et des retards dans le traitement des factures.
• Complexité du processus : Le processus de gestion des factures est souvent complexe et fastidieux. Ce qui complique le suivi des factures et l’identification des problèmes potentiels.

Pour surmonter ces difficultés et mieux gérer leurs factures, les gérants de TPE peuvent :

• Mettre en place un circuit d’approbation pour les paiements, avec des règles d’automatisation pour les paiements récurrents et des droits d’équipe différents pour les préparateurs et approbateurs de paiements.
• Utiliser une solution de gestion avec onboarding : la plupart des solutions logicielles proposent une prise en main de l’outil et un gestionnaire de compte dédié pour un accompagnement et suivi personnalisé.
• Dématérialiser leurs factures : cela peut sembler anodin, mais le traitement des factures papier a un coût qui peut être sensiblement réduit avec la dématérialisation. De plus, le format dématérialisé supprime les erreurs de saisie, réduit le temps de traitement et aide les TPE à se préparer à la facturation électronique.

Libeo, solution complète de gestion des factures fournisseurs

Libeo est un outil de pré-comptablité qui combine une plateforme de gestion et une solution de paiement des factures fournisseurs. Grâce à ses différentes intégrations aux logiciels comptables et de gestion, la plateforme permet de gérer le cycle d’achat de bout en bout :

• Centralisation des factures sur une plateforme unique
• Récupération des factures depuis les espaces clients des sites fournisseurs, les boîtes mail et les espaces de stockage
• Saisie automatique des données de facturation
• Imputation comptable et analytique
• Multiples options de paiement : paiement immédiat, en masse, à échéance, planifié, paiement d’acompte, en devises étrangères, etc.
• Export des écritures comptables vers les journaux d’achat et de banque
• Synchronisation bancaire

Voici, schématisé, à quoi ressemble un circuit d’approbation des factures fournisseurs avec Libeo :

La collecte et la centralisation des factures

Libeo est un outil de gestion qui collecte automatiquement, et centralise de manière intelligente les factures d’achats au sein d’une plateforme sécurisée, accessible depuis le Cloud.

Lorsque l’utilisateur se connecte, il accède à son tableau de bord, d’où il peut voir en un coup d’œil ses dépenses mensuelles, ses principaux fournisseurs et ses factures en attente :

Pour dématérialiser les factures au format papier, Libeo utilise la reconnaissance automatique des caractères par OCR. Cette technologie détecte, extrait et retranscrit les données contenues dans un document scanné ou imprimé au format électronique.

Depuis son réseau de collecteurs web (plus de 200), Libeo permet à ses utilisateurs de connecter leurs espaces clients pour récupérer directement les factures sur les sites des fournisseurs :

Enfin, les utilisateurs peuvent utiliser l’adresse mail générique Libeo comme adresse de facturation par défaut pour leurs fournisseurs. De cette façon, les factures sont automatiquement transférées dans Libeo au fil de l’eau.

Le contrôle et la validation des factures

Toute facture importée dans Libeo fait l’objet d’un contrôle de l’IBAN et des informations de l’expéditeur (dates, montants, fournisseurs, TVA applicable, etc.). Lors de ce contrôle, les données de facturation sont automatiquement saisies pour l’imputation des comptes comptables :

S’il détecte un éventuel doublon de factures lors du contrôle, Libeo en avertit l’utilisateur :

Le traitement des factures fournisseurs

Libeo optimise le suivi des factures fournisseur grâce à un tableau mis à jour en temps réel qui retrace le fil d’activité de chaque facture, générant des pistes d’audit fiable. Il suffit de cliquer sur une facture pour connaître son statut et son historique :

Les circuits de validation

Les workflows de validation des factures permettent d’intégrer des séquences flexibles et personnalisées pour vos paiements. Pour chaque fournisseur, définissez des approbateurs, des niveaux de validation et des automatisations comptables.

Le paiement des factures

Libeo est aussi une solution de paiement des fournisseurs. Une fois les factures contrôlées, l’utilisateur n’a plus qu’à choisir entre les différentes options de paiement :

• Paiement immédiat
• Paiement en masse
• Paiement à débit différé
• Paiement à échéance
• Paiement programmé
• Versement d’un acompte

L’export vers la comptabilité

Pour un traitement 100 % automatisé des factures fournisseurs, Libeo s’intègre et se synchronise avec les plus grands outils de production comptables et de gestion du marché : Cegid, Dext, RCA, MEG ou encore Sage pour les données des factures remontent directement dans la production comptable.

Choisissez simplement le modèle d’export à utiliser dans le menu déroulant, la date de fin d’export et les journaux comptables (achat ou banque) à imputer :

Retrouvez l’historique de vos exports comptables dans la section « Comptabilité » :

La gestion des contacts

Importez ou créez directement votre base de contacts fournisseurs dans Libeo pour mieux fluidifier vos échanges et suivre vos transactions. Pour chaque fournisseur, associez ses coordonnées bancaires et ses contacts dans une fiche personnalisée.

L’accès expert-comptable

L’utilisateur peut choisir d’inviter son expert-comptable à collaborer dans Libeo, via un accès dédié. Ce partage d’accès simplifie la collecte et l’analyse des documents et renforce la communication :

Optimiser son poste fournisseur avec Libeo

Les factures fournisseurs représentent 90 % des écritures comptables. Or, la saisie manuelle est extrêmement fastidieuse et donne souvent lieu à des comptes en double dans les logiciels de comptabilité, ce qui perturbe le processus d’enregistrement des dépenses d’une entreprise.

En outre, la saisie manuelle représente un risque pour la sécurité des deux parties.

Les conséquences de ces désagréments peuvent être graves : factures saisies en doubles, erreurs de montant, pénalités de retard de paiement et de facturation, etc. Tout cela nuit à la trésorerie des entreprises, leur productivité et leurs relations commerciales.

C’est pourquoi nous avons créé Libeo : un système de gestion des factures qui fonctionne avec les banques, simplifie les processus de paiement, centralise toutes les informations sur une seule plateforme :

Foire aux questions

Comment contrôler une facture fournisseur ?

La procédure de contrôle d’une facture comprend trois étapes :

• Vérification de la présence des mentions obligatoires ;
• Vérification de l’absence d’erreur (de montants, de date, d’adresse, de taux de TVA, etc.)
• Rapprochement de la facture avec son bon de commande ou de livraison

En cas d’erreur ou de non-conformité, la facture doit être retournée au fournisseur pour correction.

Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?

Pour dématérialiser une facture fournisseur de façon à garantir sa valeur probante, on peut utiliser :

• Un opérateur de dématérialisation
• L’échange de factures par format structuré, comme le mode EDI
• Les formats numériques (PDF, docx. JPG, PNG, etc.).
• Un format électronique, comme le CII, l’UBL ou la Factur-X